Käyttörajoitus

Käyttö- ja näyttörajoitusten perusteet

Osa Kansallisarkiston säilyttämästä asiakirja-aineistosta on käyttö- tai näyttörajoituksen alaista. Rajoitus on merkitty aineistoympäristön nimen perässä olevalla käyttö- tai näyttörajoitus-merkinnällä.

Käyttörajoituksen syynä voi olla se, että asiakirja sisältää salassa pidettäviä tietoja. Salassapito perustuu aina lainsäädäntöön. Salassa pidettävien asiakirjojen käyttö tutkijasaleissa sekä kopioiden luovuttaminen julkisista ja salassa pidettävistä 100 vuotta nuoremmista henkilörekistereistä edellyttää käyttötarkoituksen selvittämistä. Käyttörajoitus on aina määräaikainen ja se päättyy salassapitoajan päätyttyä.

Toinen käyttörajoituksen syy voi olla paperiaineiston huono kunto. Joissain tapauksissa syynä voi olla myös se, että arkistoa ei ole järjestetty ja luetteloitu. Näillä arkiston käytön rajoituksilla pyritään turvaamaan asiakirjojen säilyminen. Yksityisarkiston käyttöä on lisäksi voitu rajoittaa luovuttajan kanssa tehdyllä sopimuksella.

Astia-palvelussa käyttörajoitus liittyy pääasiassa 100 vuotta nuorempia henkilötietoja sisältävien kortistojen ja rekistereiden käyttöön. Tällaisia aineistoja saa nähtäväksi Kansallisarkiston toimipaikoissa asiakaspäätteillä, mutta niitä ei voida luovuttaa tarkasteltavaksi sähköisessä muodossa verkossa.

Miten voin tutkia käyttörajoitettua aineistoa?

Käyttörajoituksen alaista aineistoa on mahdollisuus saada nähtäväksi käyttölupaa hakemalla. Hakemuksessa eritellään ne asiakirjat, joita halutaan tutkia sekä määritellään käyttötarkoitus. Näiden tietojen perustella Kansallisarkisto tekee päätöksen, voidaanko asiakirjat antaa käytettäväksi.

Astia-palvelu mahdollistaa monien käyttölupien hakemisen sen avulla. Ohjeet käyttöluvan hakemiseen löytyvät Astian ohjeet-sivulta.

Digitoitua käyttö- tai näyttörajoituksen alaista aineistoa voi tällä hetkellä nähdä ainoastaan Kansallisarkiston tutkijasalien asiakaspäätteillä.

Kirkonkirjat ja siviilirekisterit

Asiointipalvelu Astian kautta voi hakea käyttölupaa 100 vuotta nuorempien kirkonkirjojen ja siviilirekisterien käyttöön tutkijasalissa. Ennen kuin haet käyttöoikeutta, on syytä tarkistaa, onko etsimäsi aineisto Kansallisarkistossa käytettävissä. 100 vuotta nuorempia kirkonkirjoja on Kansallisarkistossa vain talvi- ja jatkosodan päättäneissä rauhanteoissa vuosina 1940 ja 1944 Neuvostoliitolle luovutetuilta alueilta

Siviilirekisterit nykyisen Suomen alueelta ovat suurelta osin Digi- ja väestötietovirastossa.

Käyttölupaa näihin aineistoihin haetaan Asiointipalvelu Astian kautta yksittäisen 100 vuotta tai nuorempien väestörekisteriaineistojen arkistoyksikkötasolta.

• Valitse Tarkastele digitaalisena. Sinulle avautuu käyttöoikeushakemuslomake täytettäväksi.

• Valitse aineiston käyttötarkoitus. Anna tarvittavat lisätiedot.

• Merkitse lisätietoihin tutkimushakkeen nimi. Tämä on pakollinen tieto, jota tarvitaan käyttöoikeushakemuksesi käsittelyä varten. Sinun pitää myös hyväksyä sitoumusteksti tietojen käytöstä.

• Tarkista ja lähetä käyttöoikeushakemus.

• Voit seurata käyttöoikeushakemuksesi käsittelyn etenemistä Omista tiedoista.

• Kun käyttöoikeus on myönnetty, näet tiedon omissa Käyttöoikeuksissa. Lupa on voimassa viisi vuotta. Pääset käyttämään aineistoa klikkaamalla rajoitetun aineiston nimeä voimassa olevissa käyttöoikeuksissa.

• Huomaa, että käyttörajoitettua digitaalista aineistoa on mahdollista käyttää vain Kansallisarkiston toimipaikkojen asiakaspäätteillä. Muista, että asiointipalvelu Astia edellyttää vahvaa tunnistautumista.