Määritelmä
Arkistointi on analogisten asiakirjojen liittämistä arkistoon (asiakirjakokonaisuuteen) asian käsittelyn päätyttyä. Asiakirjojen liittäminen arkistoon tarkoittaa niiden liittämistä siihen sarjaan, johon ne arkistokaavan mukaan kuuluvat.
Termi ja sen suhteet muihin termeihin
Arkistointi on osa arkistonmuodostusta. Arkistoinnilla on keskeinen merkitys arkiston käytettävyyden varmistamisessa ja se mahdollistaa analogisen aineiston asiakirjakohtaisen hallinnan, erityisesti aineiston seulonnan sekä julkisuus- ja henkilötietolainsäädännön mukaisen käyttöön antamisen. Digitaalisessa asiakirjahallinnassa termin arkistointi korvaa termi Talteenotto.
Aikaisempia määritelmiä
-
Asiakirjojen liittäminen arkistoon käsittelyn jälkeen ennalta laaditun suunnitelman (arkistonmuodostus-suunnitelman) mukaisesti. Arkistotoimen piiriin asiakirja tulee heti, kun se on laadittu tai saapunut (sitä koskee ennalta määritelty säilytysaika; se mahdollisesti rekisteröidään; mikäli kysymys on pysyvästi säilytettävästä asiakirjasta, sen laadinnassa täytyy käyttää arkistokelpoisia materiaaleja ja menetelmiä jne.)
Arkistot – yhteiskunnan toimiva muisti 2006