Suomen evankelis-luterilainen kirkko sai alkunsa, kun Ruotsin valtakunnassa toteutettiin reformaatio 1500-luvulla. Katolisesta kirkosta erottiin lopullisesti Västeråsin valtiopäivillä vuonna 1527, ja luterilaisuuden aseman vakiinnutti Upsalan kirkolliskokous vuonna 1593. 1600-luvun alkupuolella kiellettiin muun kuin luterilaisen uskon harjoittaminen, ja vuoden 1686 kirkkolain myötä kirkosta tuli valtion laitos. 1700-luvulta lähtien alkoi hitaasti kehittyä uskonnonvapaus, joka ulotettiin aluksi protestantteihin, sitten muihin kristittyihin ja myöhemmin myös muihin uskontokuntiin.
Valtiokirkkojärjestelmä jatkui pitkään myös autonomian ajalla. Vasta vuoden 1869 kirkkolaki purki valtion ja kirkon tiivistä yhteyttä. Suomen evankelis-luterilainen kirkko sai itsenäisen aseman uskontoa ja hallintoa koskevissa asioissa, ja sen ylimmäksi päättäväksi elimeksi perustettiin kirkolliskokous. Osa päätösvallasta jäi edelleen senaatille (myöhemmin valtioneuvosto), koska kirkolla ei ollut toimeenpanevaa keskushallintoa. Vuonna 1944 perustettiin Kirkkohallitus, ja myöhemmin kirkosta tuli erinäisten vaiheiden jälkeen itsenäinen. Evankelis-luterilaisella ja ortodoksisen kirkolla on Suomessa erityisasema: niiden lainsäädäntö on osa valtion lainsäädäntöä, ja niillä on julkisoikeudellinen asema sekä verotusoikeus. Kirkkolain hyväksyy tai hylkää eduskunta.
Suomen evankelis-luterilaisen kirkon yksittäiset seurakunnat kuuluvat tiettyyn rovastikuntaan ja rovastikunnat edelleen hiippakuntaan. Hiippakunnan toimielimiä ovat tuomiokapituli ja hiippakuntavaltuusto.
Kirkollinen hallinto sisälsi kauan myös ”maallisen” hallinnon alueita. Vuonna 1865 annettu laki siirsi maaseudulla muun muassa opetustoimen, sairaanhoidon ja köyhäinhoidon seurakunnilta kunnallishallinnon piiriin. Hautaustoimi ja väestökirjanpito jäivät edelleen seurakuntien tehtäviksi.
Väestökirjanpito kuului 1600-luvun puolivälistä lähtien evankelis-luterilaisen papiston tehtäviin. Myöhemmin väestökirjanpitoon osallistuivat myös muut uskonnolliset yhdyskunnat. Tärkeitä valtiovallan ylläpitämiä väestöluetteloita olivat maakirjat ja henkikirjat, mutta kirkollinen väestökirjanpito oli huomattavasti tarkempaa. Vuonna 1919 kirkkokuntiin kuulumattomia varten luotiin siviilirekisteri. Vuonna 1968 perustettiin Väestörekisterikeskus, ja väestökirjanpito siirtyi pääosin valtiolle. Vuodesta 1999 lähtien väestökirjanpito on ollut kokonaan Väestörekisterikeskuksen ja maistraattien vastuulla. Seurakunnat ylläpitävät edelleen jäsenrekisteriä ja erilaisia luetteloita (esimerkiksi kastetut, konfirmoidut, avioliittoon vihityt, muuttaneet ja kuolleet).
Seurakuntien väestörekisterikirjat eli kirkonkirjat syntyivät palvelemaan seurakunnallista toimintaa, joten väestökirjanpitona niissä oli pitkään puutteita. Muutokset tapahtuivat vähitellen, ja arkistot monipuolistuivat eri seurakunnissa eri aikaan.
Suomen varhaisimmat säilyneet kirkonkirjat ovat peräisin 1600-luvun puolivälin tienoilta. Laajamittaisemman kirkollisen väestökirjanpidon kehittymiseen vaikutti paljon Turun piispa Johannes Gezelius vanhempi, joka laati 1660-luvulla yksityiskohtaisia määräyksiä kirkonkirjojen pitämisestä. Vuoden 1686 kirkkolaissa kirkonkirjoista annettiin koko Ruotsin valtakuntaa koskeneet määräykset. Vuonna 1749 Ruotsiin perustettiin taulustolaitos, ja väkilukutaulujen eli väestötilastojen ansiosta kirkonkirjamerkinnät tarkentuivat edelleen. Tiedot koottiin ja lähetettiin Tukholmaan valtakunnallisesti tilastoitaviksi. 1800-luvun puoliväliin mennessä kirkonkirjat olivat kehittyneet varsin tarkoiksi myös väestökirjanpitona.
Evankelis-luterilaisten seurakuntien arkistot sisältävät seurakuntien toiminnan tuloksena syntyneitä asiakirjoja. Perinteisesti seurakuntien arkistoja on kutsuttu kirkonarkistoiksi. Evankelis-luterilaisten seurakuntien arkistoissa on 1500-luvun asiakirjoja vain poikkeuksellisesti. Monien seurakuntien arkistot alkavat 1600-luvulta, mutta esimerkiksi yhtenäiset kirkonkirjasarjat ovat tavallisempia vasta 1700-luvulta lähtien. 1800-luvun puolivälin tienoilta lähtien arkistot ovat varsin kattavia ja monipuolisia. Kirkonarkistojen asiakirjat on 1800-luvun loppupuolelle saakka kirjoitettu pääosin ruotsiksi ja tämän jälkeen pääosin suomeksi.
Noin kaksi kolmasosaa seurakunnista on antanut sataa vuotta vanhemmat asiakirjansa Kansallisarkiston säilytettäväksi; loput säilyttävät kaikkia arkistojaan itse. Evankelis-luterilaisten seurakuntien väestörekisteriarkistoja on mikrofilmattu, ja pääosin noin sataa vuotta vanhemmat mikrofilmit ovat käytettävissä Kansallisarkiston toimipaikoissa (ks. luku 4.). Mikrofilmattua aineistoa on digitoitu Kansallisarkiston Astia-palveluun. Mikrofilmattujen ja digitoitujen aineistojen sekä alle 100 vuotta vanhojen väestörekisteriasiakirjojen käyttöön liittyy käyttörajoituksia.
Suuri osa vuotta 1968 nuoremmasta väestörekisteriaineistosta ja kaikki vuotta 1999 nuorempi aineisto on Digi- ja väestötietoviraston ylläpitämässä Väestötietojärjestelmässä.
Evankelis-luterilaisten seurakuntien arkistojen ilmeinen käyttötarkoitus on evankelis-luterilaisen kirkon toimintaa koskeva tutkimus. Koska seurakuntien tehtäväkenttä oli vuoteen 1865 saakka nykyistä laajempi, kirkonarkistojen avulla voi tutkia lisäksi esimerkiksi kansanopetuksen, sairaanhoidon ja köyhäinhoidon historiaa. Kirkolliset väestörekisteriasiakirjat muodostavat huomattavan kattavan ja monipuolisen henkilöhistoriallisen lähdeaineiston, joten tavallisimmin niitä hyödynnetään sukututkimuksessa.
Evankelis-luterilaisten seurakuntien varhaisia asiakirjoja on jäljellä vain vähän, mutta tutkija voi etsiä täydentäviä tietoja voudintilien asiakirjoista, joita on 1530-luvun lopulta lähtien. Jalmari Finnen kokoelmaan kuuluu tiettyjen seurakuntien Ruotsin vallan ajan historiakirjojen tiedoista koottu henkilökortisto. Väestötietoja sisältäviä kirkollisia asiakirjoja on kirkonarkistojen lisäksi myös muissa arkistoissa ja kokoelmissa.
Evankelis-luterilaisen kirkon aineistoja on seurakuntien arkistojen lisäksi rovastikuntien, tuomiokapitulien ja kirkolliskokouksen arkistoissa. Eri uskontokuntien seurakuntien arkistoista on kootusti osiossa Seurakuntien arkistot.
Kansallisarkistossa käytettävissä olevien evankelis-luterilaisten kirkonarkistojen luettelotiedot ovat julkaisuissa Maakunta-arkistojen yleisluettelo I-V. Suuri osa noin sataa vuotta vanhemmista väestörekisteriarkistoista on vapaasti käytettävissä Kansallisarkiston Astia-palvelussa. Kansallisarkiston Helsingin toimipaikassa on mikrofilmit kaikista noin sataa vuotta vanhemmista seurakuntien väestörekisteriarkistoista. 1860-luvun aineistoihin asti mukana on myös hallinto- ja talousarkiston aineistoja. Mikrofilmikokoelman tiedot ovat yleisluetteloiden lisäksi Suomen kirkonarkistojen mikrofilmien luettelossa (1973) ja sen lisämonisteessa. Mikrofilmien ja -korttien sähköisiä luetteloita on täällä.
Kansallisarkistoon talletettuja evankelis-luterilaisten seurakuntien alkuperäisaineistoja säilytetään Kansallisarkiston eri toimipaikoissa pääsääntöisesti arkistopiirien mukaisesti. Neuvostoliitolle luovutettujen alueiden lakkautettujen seurakuntien arkistoja ja mikrofilmejä säilytetään Mikkelissä, mutta mikrofilmit ovat käytettävissä myös Helsingissä. Mikrofilmattujen ja digitoitujen aineistojen sekä alle 100 vuotta vanhojen väestörekisteriasiakirjojen käyttöön liittyy käyttörajoituksia.
Astia-verkkopalvelusta tietoa voidaan hakea seurakunnan tai aineistotyypin nimellä ja vuosilla. Apua hakujen tekemiseen löytyy ohjevideoilta.
Suomen Sukututkimusseuran toteuttaman Miniprojektin tietokannassa on tietoja seurakunnista ja yksityiskohtaisia luetteloita Kansallisarkiston ja muiden suomalaisten tahojen hallussa olevista kirkonkirjafilmeistä. Suomen Sukuhistoriallinen Yhdistys on digitoinut kirkonarkistojen asiakirjoja, ja näihin on linkkejä myös Miniprojektin seurakuntatiedoissa.
Suomen Sukututkimusseura on siirtänyt historiakirjojen tietoja sähköiseksi HisKi-hakuohjelmaksi. Hanke alkoi niin kutsuttuihin mustiin kirjoihin kopioitujen historiakirjatietojen syöttämisestä. Koska mustat kirjat päättyvät vuoteen 1850, syötetään hakuohjelmaan alkuperäisten historiakirjojen tietoja vuosilta 1860–1900. HisKi on Internetissä vapaasti käytettävissä, ja siitä voi tehdä monipuolisia hakuja vähäisillä lähtötiedoilla. Tiedot ovat myös helposti luettavissa. HisKin sivustolla kerrotaan, mistä seurakunnista ja miltä ajanjaksoilta tietoa on syötetty. Koska HisKin sisältämät tiedot on kopioitu kopioista, on tutkijan tärkeää tarkistaa tiedot mustista kirjoista ja alkuperäisistä historiakirjoista. HisKin tarkoitus onkin toimia hakemistotietokantana.
International Genealogical Index (IGI) on mormonikirkon kokoama kansainvälinen syntyneiden, vihittyjen ja kuolleiden hakemisto, jossa on myös suomalaisten seurakuntien historiakirjojen tietoja.
Vuosisatojen aikana muodostuneet evankelis-luterilaisten seurakuntien arkistot on 1900-luvulla järjestely- ja luettelointivaiheessa tavallisesti jaettu kolmeen pääsarjaan: väestörekisteriarkistoon, hallintoarkistoon ja talousarkistoon. Joidenkin seurakuntien arkistoissa on lisäksi neljäs osio näiden aineistoryhmien ulkopuolisille asiakirjoille.
Seurakuntien väestörekisteriarkistoissa on neljä pääosaa: historiakirjat, rippikirjat, muut väestöluettelot ja väestörekisteri-ilmoitukset. Nämä esitellään tarkemmin seuraavissa alaluvuissa. Kirkonkirjoissa on runsaasti muutaman kirjaimen lyhenteitä ja latinankielisiä ilmaisuja, joten tavallisimpia niistä on selitetty sukututkimusoppaissa.
Jos etsittyjä henkilöhistoriallisia tietoja ei löydy väestökirjanpitoarkistosta, kannattaa käydä läpi myös hallinto- ja talousarkistoja. Sukututkimusoppaissa kerrotaan tarkemmin, millaisista asiakirjoista henkilöhistoriaan liittyviä tietoja voi löytyä.
Hallintoarkistoon sisältyy esimerkiksi diaareita, kirjekonsepteja ja saapuneita kirjeitä, kirkollisten kokousten ja pitäjänkokousten pöytäkirjoja, kirkollisia kuulutuksia ja ilmoituksia, penkkijakoluetteloita, väkilukutaulukoita (väestötilastoja), kiertokoulun nimiluetteloita ja päiväkirjoja sekä historiallisia muistiinpanoja.
Talousarkistossa on erityisesti tilikirjoja, tilityksiä ja tositteita. Lisäksi siihen voi sisältyä esimerkiksi taloudellisten katselmusten pöytäkirjoja, seurakunnan omistamia kiinteistöjä (esimerkiksi virkataloja) koskevia asiakirjoja sekä karttoja ja piirustuksia.
Papit kirjasivat tietoja seurakuntalaisista syntyneiden ja kastettujen, kuulutettujen ja vihittyjen sekä kuolleiden ja haudattujen luetteloihin. Näitä luetteloita kutsutaan historiakirjoiksi. Historiakirjat ovat lähteinä tärkeitä, koska niistä siirrettiin tietoja muihin kirkonkirjoihin. Historiakirjoja on jo 1600-puolivälin tienoilta, mutta runsaammin niitä on vasta 1720-luvulta. Luetteloihin merkityt tiedot ja niiden tarkkuus vaihtelevat eri aikakausien ja seurakuntien mukaan. Niin kutsuttuihin mustiin kirjoihin on Suomen Sukututkimusseuran toimesta kopioitu historiakirjojen tietoja.
Syntyneiden ja kastettujen luetteloihin merkittiin seurakunnassa syntyneet lapset aikajärjestyksessä. Runsaimmillaan luetteloissa on esimerkiksi seuraavia tietoja: lapsen nimi, syntymä- ja kastepäivä, syntymä- ja kastepaikka, vanhempien ja kummien nimet ja ammatit, äidin ikä, kasteen toimittaja, viittaukset rippi- ja lastenkirjan sivuille ja tieto lapsen mahdollisesta aviottomasta syntyperästä. Luettelossa saatettiin mainita myös lapsen kuolema.
Avioliittoon kuulutetut ja vihityt parit merkittiin morsiamen seurakunnassa kuulutettujen ja vihittyjen luetteloihin. Usein kummallekin luettelolle oli oma kirjansa. Jos seurakunnissa käytettiin vain vihittyjen luetteloa, siinä saatettiin mainita myös kuulutuspäivät. Merkinnät tehtiin yleensä aikajärjestyksessä. Tavallisesti kunkin parin kohdalle kirjattiin kolme kuulutuspäivää ja vihkimispäivä sekä morsiamen ja sulhasen nimi, kotipaikka, ammatti ja ikä tai syntymäaika. Lisäksi saatettiin merkitä esimerkiksi vanhempien nimet, holhoojan suostumus ja vihkimispaikka.
Kuulutettujen ja vihittyjen luetteloiden tietoja täydentävät väestörekisteri-ilmoituksiin sisältyvät kuulutus- ja vihkimisasiakirjat sekä perukirjat. Kun leski oli solmimassa uutta avioliittoa, hänen tuli todistaa, että edesmenneen puolison jälkeen oli tehty perunkirjoitus ja että muiden perillisten oikeudet oli näin turvattu. Yleensä todisteena käytettiin oikeusviranomaiseen toimitetun perukirjan jäljennöstä.
Kuolleiden ja haudattujen luetteloissa mainittiin aluksi vain nimi ja hautauspäivä aikajärjestyksessä. Myöhemmin luetteloihin merkittiin myös kuolinpäivä ja erinäisiä muita tietoja, kuten vainajan kotipaikka, hautasija, ikä ja ammatti. Luetteloista voi myös käydä ilmi kuolinsyy sekä rippikirjan sivu, jolle vainajan perhe on merkitty.
Kuolinsyyn merkitsemiseen liittyneet ohjeistukset vaihtelivat, ja nykynäkökulmasta käsin terminologia ei ollut järin täsmällistä. Kuolinsyyluetteloita on käytettävissä sukututkimusoppaissa ja Internetissä. Katso esimerkiksi Suomen Sukututkimusseuran sivuilta.
Suomen evankelis-luterilaisten seurakuntien vanhimmat historiakirjat on Suomen Sukututkimusseuran toimesta kopioitu niin kutsutuiksi mustiksi kirjoiksi. Mustien kirjojen tiedot ulottuvat yleensä vuoteen 1850 saakka. Nämä käsinkirjoitetut kopiot on laadittu 1920–1940-luvuilla, joten käsiala on modernia ja alkuperäisiin asiakirjoihin verrattuna helppolukuista. Kopioiden tiedot kannattaa tarkistaa historiakirjoista, mutta yleensä mustat kirjat ovat varsin luotettavia. Syntyneiden ja kastettujen luetteloista on johdonmukaisesti jätetty pois muun muassa tiedot kummeista. Mustat kirjat on mikrofilmattu kokonaisuudessaan, joten alkuperäisiin asiakirjoihin liittyy käyttörajoituksia. Mustien kirjojen tiedot on kopioitu myös Suomen Sukututkimusseuran HisKi-hakuohjelmaan.
Rippikirja eli pääkirja on luettelo, jonka avulla pappi seurasi yksittäisten seurakuntalaisten osallistumista kirkollisiin toimituksiin sekä heidän kristinopintaitojensa edistymistä, erityisesti katekismuksen osaamista ja lukutaitoa. Vanhimmat näistä luetteloista ovat 1660-luvulta, mutta valtaosa rippikirjoista alkaa 1720-luvulta. 1700-luvulla rippikirjoihin ryhdyttiin kirjaamaan myös syntymä- ja kuolinaikoja, ammatteja sekä muuttoja seurakuntaan ja seurakunnasta pois. 1800-luvulla mainittiin myös syntymäpaikka, rokotuksia ja seurakunnan sisäisiä muuttoja. Saatettiin myös kuvata hengellisen elämän laatua tai rikkeitä ja rikoksia. 1900-luvun uusia tietoja olivat vihkimisajat, koulusivistys, kirjoitustaito ja kirkollinen äänioikeus. Tietojen monipuolisuus vaihteli kuitenkin seurakunnittain.
Sukututkijalle rippikirjat ovat erityisen tärkeitä kirkonkirjoja siksi, että niistä käyvät ilmi sukulaisuussuhteet perheittäin. Jos seurakunnassa pidettiin rippikirjan lisäksi lastenkirjaa, rippikirjaan merkittiin vain ripille päässeet eli tavallisesti yli 15-vuotiaat seurakuntalaiset. Mikäli seurakunta piti vain rippikirjaa, siihen merkittiin yleensä kaikenikäiset seurakuntalaiset. 1700- ja 1800-luvulla rippikirjoihin ei tosin yleensä merkitty imeväisikäisenä kuolleita eikä kuolleena syntyneitä. Jälkimmäiset saatettiin jättää pois vielä 1900-luvun puolellakin.
Väestö tuli merkitä rippikirjoihin kylittäin (kaupungeissa kortteleittain tai tonteittain). Kylät lueteltiin ensin kinkeripiireittäin ja 1800-luvun alusta lähtien aakkosjärjestyksessä. Kylien talot lueteltiin maakirjanumeroiden mukaisessa järjestyksessä. Kylän tai korttelin kunkin talon osalta tuli luetella kaikki sen ruokakunnat ja niiden jäsenet. Ruokakuntien jäsenet oli tarkoitus ryhmitellä sen mukaan, mikä oli kenenkin henkilön suhde ruokakunnan päämieheen. Kaupungeissa ihmisiä ryhmiteltiin 1800-luvun lopulta lähtien säädyittäin ja ammateittain rippikirjan eri sivuille.
Ruokakunnasta mainittiin ensin perheen pääksi laskettu mies, sitten tämän vaimo. Seuraavaksi lueteltiin lapset, usein vanhimmasta nuorimpaan. Kun maaseudulla lapsen puoliso liittyi ruokakuntaan, hänen tietonsa lisättiin lapsen nimen yhteyteen. Tilaton väestö merkittiin usein kylän, myöhemmin rippikirjan loppuun. Rippikirjoihin merkittiin myös ne, jotka eivät syystä tai toisesta olleet käyneet ehtoollisella. Nimen yliviivaus merkitsi, että henkilö oli muuttanut toiseen seurakuntaan, mennyt naimisiin tai kuollut. Koska samaa rippikirjaa käytettiin esimerkiksi 10 vuotta, sivut ovat usein täyteen kirjoitettuja ja vaikealukuisia.
Joissain seurakunnissa pidettiin rippikirjojen rinnalla lastenkirjoja eli luetteloita alaikäisestä väestöstä, joka ei ollut vielä käynyt ripillä. Rippikoulun suorittamisen jälkeen näiden henkilöiden tiedot siirrettiin rippikirjoihin. Vanhin tunnettu lastenkirja on vuodelta 1696, mutta yleisemmin lastenkirjoja alettiin käyttää 1740–1750-luvuilla. Lastenkirjojen käyttäminen alkoi vähentyä 1890-luvulla, ja niistä luovuttiin kokonaan vuonna 1921.
Seurakunnassa saatettiin pitää myös rippilasten luetteloita, joihin merkittiin ne henkilöt, jotka kunakin vuonna suorittivat rippikoulun. Luetteloihin kirjattiin rippikoulun yksittäisten osallistujien lukutaito ja Katekismuksen osaaminen. Varhaisimmat rippilasten luettelot ovat 1700-luvulta, mutta ne yleistyivät 1800-luvun alussa.
Muuttaneista henkilöistä laadittiin kahdenlaisia rekistereitä: seurakuntaan ja seurakunnasta muuttaneiden luettelot. Näissä kronologisissa luetteloissa mainitaan nimen lisäksi esimerkiksi syntymäaika ja -paikka, ammatti, muuttokirjan numero, lähtö- tai tulopaikka sekä viittaus rippikirjan sivulle.
Muuttaneiden luettelot on laadittu muuttokirjojen pohjalta. Muuttokirjaan on merkitty nimen lisäksi esimerkiksi syntymäaika ja -paikka, ammatti, vanha ja uusi asuinpaikka, tiedot ehtoollisella käymisestä, luku- ja kristinopin taito, aviosuhde, maine ja isorokkoa vastaan annettu rokotus. Muuttokirjan laati vanhan seurakunnan pappi ja se arkistoitiin uuteen seurakuntaan.
Muuttokirjat sisältyvät väestörekisteri-ilmoituksiin. Näitä olivat myös avioliittoon kuulutettujen ja vihittyjen ilmoitukset, avioero- ja kihlaeropäätökset sekä oikeusistuimista toimitetut rikos- ja irtolaisrekisteri-ilmoitukset. Väestörekisteri-ilmoituksiin sisältyy lisäksi niiden henkilöiden perukirjoja, joiden lesket menivät uusiin naimisiin.