¶ Senatens ekonomiedepartement och registratorskontor (1809–1918)
Till Senatens ekonomiedepartements uppgifter hörde den civila styrelsen och den allmänna hushållningen. Ekonomiedepartement var indelat i expeditioner. Deras uppgift var att bereda och föredraga ärendena vid ekonomie- och justitiedepartementets plenum eller vid ekonomiedepartements sammanträden.
Förutom expeditioner fanns det i ekonomiedepartementet även ett registratorskontor, underlydande kansliexpeditionen. Kansliexpeditionen fungerade som ett slags kansli för ekonomiedepartementet och i detta avseende avvek dess verksamhet från de övriga expeditionernas. Kansliexpeditionen upphörde med sin verksamhet år 1869 och största delen av dess uppgifter överfördes till den nybildade civilexpeditionen.
Kansliexpeditionen återupprättades i augusti 1888. I enlighet med reglementet från 1892 upphörde kansliexpeditionen med sin verksamhet och en del av dess verksamhet, som t.ex. registratorskontoret, överfördes till det nyinrättade ekonomiedepartementets kansli.
Ekonomiedepartementets registratorskontor skulle mottaga och registrera alla departementets inkommande brev och handlingar och diarieföra dem, öppna den inkomna posten och fördela den mellan expeditionerna och avsända senatens beslut och resolutioner. De två sistnämnda uppgifterna överfördes år 1860 till expeditionerna.
År 1918 då Senaten ombildades till statsrådet förändrades även registratorskontoret till ett allmänt registratorskontor underlydande statsrådets kansli.
¶ Registratorskontorets arkiv
I ekonomiedepartementets registratorskontors arkiv finns ekonomiedepartementets viktigaste serier, dvs. de gemensamma arkivserierna. Arkivet innehåller brev-, supplik- och besvärsdiarier, protokoll, utslagsliggare och andra ankomna handlingar. Under behandlingsprocessen bland de olika expeditionerna kunde protokollen, dvs. akterna, erhålla många diarienummer.
Akterna finns dock alltid bland de allmänna diariernas allmänna akter, om de överhuvudtaget är antecknade i allmänna diarierna. Ett undantag till detta är den lilla mängden brev- och supplikakter bevarade i allmänna kansliets arkiv och från och med år 1892 i ekonomiedepartements kanslis arkiv. De akter som diariefördes endast i expeditionerna återfinns endast i expeditionernas egna diarier.
För att påskynda behandlingen av ärenden hade ekonomiedepartementet från och med år 1820 tidvis sammanträtt på två avdelningar. Dessa avdelningars handlingar ingår i registratorskontorets arkiv.
Av praktiska skäl har man utav många akter lösgjort kartor, ritningar, fotografier och tryckalster. I sådana fall innehåller akten alltid en hänvisning.
Man kan bekanta sig med arkivets innehåll med hjälp av Astia webtjänsten, där man hittar arkivet med till exempel sökordet "Talousosaston registraattorinkonttori" (Ekonomiedepartementets registratorskontor).
¶ Till vad kan man använda arkivet?
Ekonomiedepartementet behandlade många olika slags frågor både på nationell och på lokal nivå. Tillsammans med statssekretariatets och Generalguvernörskansliets arkiv bildar Senatens ekonomiedepartements registratorskontors arkiv de viktigaste källorna i forskning av Finlands historia under autonomins tid. De viktigaste handlingarna rörande Finska centralförvaltningen kan därmed hittas i registratorskontors arkiv.
Ekonomiedepartementet tillät t.ex. bildandet av föreningar, stiftelser och företag samt fastställde reglementen för auktionskamrar och börsauktioner. Arkivet kan således vara användbart då man skriver historiker.
Dessutom utnämnde ekonomiedepartementet läkare, präster, poliser och ingenjörer till vissa tjänster eller kontor. Det godkände och beviljade pensioner och löner både på allmän nivå och rörande enskilda tjänster. Därmed kan man i arkivet hitta information om inrättandet av nya tjänster och utnämningar.
Ekonomiedepartementets verksamhet rörde allt från skolväsendet till länsmansdistrikt och från postverket till tullverket. Därmed kan man söka information t.ex. enligt ortnamn. I historisk analys av sociala fenomen kan arkivet vara en bra källa. En mer detaljerad genomgång av de olika expeditionernas ansvarsområden kan man få utav Översiktskatalog för riksarkivet II.
¶ Digitaliserat material
Utav ekonomiedepartementets registratorskontors arkiv har nedannämnda material digitaliserats.
¶ Brevdiarier
Myndigheternas brev till senatens ekonomiedepartement registrerades i kronologisk ordning enligt avsändare i det allmänna brevdiariet. Även privatpersoners brev antecknades i brevdiariet, ifall den ankom i samband med myndigheternas följebrev. Skatteköpshandlingarna av kronohemman registrerades under autonomins tid till de allmänna brevdiarierna. Från och med 1860 bildar de en egen helhet. Brevdiarierna (Aa Kirjediaarit) fungerar som ett register till brevakterna ("Ea Kirjeaktit"). Materialet finns i Astia webtjänsten. Detaljerade anvisningar för användandet av brevdiarierna finns här.
¶ Supplik- och besvärsdiarier
I supplik- och besvärsdiarierna hittar man privata personers, institutioners och samfunds besvär och suppliker rörande förvaltningsrättsliga ärenden. Från och med år 1898 bildar supplik- och besvärsdiarierna skilda serier. Dessa besvärsdiarier är inte digitaliserade. Supplik- och besvärsdiarierna (Ab Anomus- ja valitusdiaarit) fungerar som register till supplik- och besvärsakterna ("Eb Anomus- ja valitusaktit"). Materialet finns i Astia webtjänsten. Detaljerade anvisningar för användandet av supplik- och besvärsdiarierna finns här.
¶ Ekonomiedepartements pleni- och avdelningsprotokoll och dessas register
Senaten beslöt om frågor antingen i gemensamma sammanträden av de båda departementen (plenum) eller i departementens egna sammanträden. Utav dessa sammanträden skrevs alltid ett protokoll. I registratorskontorets arkiv bevaras handlingarna från ekonomiedepartementets egna sammanträden.
Senatens protokoll fördes på svenska under hela 1800-talet. Finska förekommer från och med augusti 1901. I enlighet med en förordning infördes ryska såsom protokollsspråk från och med 1.10.1903. Ekonomiedepartementets protokoll fördes till tiden före det s.k. novembermanifestet den 4 november 1905 på finska, svenska eller ryska. Efter manifestet utgick ryskan för att i större omfattning återkomma 1909.
I protokollen förekommer ofta dubbel datering, eftersom den i Ryssland brukade julianska kalendern var på 1800-talet 12 och på 1900-talet 13 dagar tidigare i jämförelse med den i Finland brukade gregorianska kalendern.
De till protokollen hörande registren (Ba Pöytäkirjahakemistot) är digitaliserade. Även protokollen finns i Astia webtjänsten som en egen helhet. Detaljerade anvisningar för användning av registren och protokollen finns här.
¶ Övrigt material
¶ Besvärsdiarier (1898–1917)
Som undantag från resten av materialet i serien A har besvärsdiarierna för åren 1898–1917 (Ac 1-20) inte digitaliserats, så de måste beställas av jouren i forskarsalen. I början av bindningen finns ett register, som visar på vilken sida en viss bokstav börjar. I slutet av diarieboken finns i sin tur ett register, där alla avsändare är i kronologisk ordning. Sedan 1909 är registren i alfabetisk ordning. Anvisningar för tolkning av diarierna finns i samband med anvisningarna för det digitaliserade materialet.
¶ Utslagsliggare
Senatens avgöranden informerades via brev till myndigheterna och som beslut till privatpersoner. Beslutet utfärdades av den föredragande expeditionen. Supplikprotokollets utslag bevaras i utslagskoncepten. Den renskrivna kopian, dvs. utslagets arkivexemplar, bevaras i registratorskontorets utslagsliggare. Ekonomiedepartements beslut kan framträda noggrannare i utslags- och brevkoncepten än i protokollen.
Konceptet utav brevprotokollets utslag bevaras i regel i ifrågavarande expeditions brevkoncept. I serien utslagsliggare ingår dock även beslut som berör brevprotokoll, eftersom vissa ärenden fördes alltid i utslagsliggare, oavsett om det var frågan om ärenden från brev- eller supplikdiarier. Sådana var de beslut, som berörde en fysisk eller en juridisk persons rättigheter (ej förmåner) samt de beslut, som innehöll en juridisk tolkning. Dessutom antecknades beslutet i utslagsliggaren om den bekräftade någon regel.
Utslagsliggarna är i kronologisk ordning. Fram till år 1887 är utslagsliggarnas register i början av bokbandet. Separata register finns för åren 1888–1918, och senare uppgjorda register för åren 1813 och 1820. Dessa register för utslagsliggarna finns i serien "Bb Päätöstaltiohakemistot". Även diarierna kan användas som register. I utslagsliggarnas register är ifrågavarande arkivexemplar utmärkt med romersk siffra och sidan å sin sida med arabisk. Utslagsliggaren innehåller även diarienumret för både senatens och expeditionens diarium.
Utav utslagsliggarna har digitaliserats Finlands självständighetsförklaring.
¶ Ankomna handlingar
I ankomna handlingarna hittar man akterna, som brev-, besvärs- och supplikdiarierna syftar på. Varje brev, som har registrerats i diariet med nummer, utgör en akt. I akten har bifogats den senare korrespondensen samt andra relevanta dokument, inklusive föredragarens utlåtande. Akten innehåller datum för avgörandet, men senatens beslut framgår inte i akten, för att man inte bifogade brev- och utslagskoncepten i akten. Man måste söka efter besluten i protokollen, i brev- eller utslagskoncepten eller i utslagsliggarna.
¶ Register, sökord och förteckningar som hjälpmedel
Informationssökningen i senatens ekonomiedepartements arkiv försvåras bl.a. av förändringarna i språket och anteckningssystemet. Olika register underlättar sökandet i diarierna, i protokollen och i brev- och utslagskoncepten samt i utslagsliggarna.
Av dessa är de alfabetiska sak-, person- och ortnamnsregistren de mest användbara. I ekonomiedepartements diarier från åren 1809–1867 finns register för brev ankomna via generalguvernören och ministerstatssekreteraren. De flesta av registren är förknippade med det ifrågavarande bokbandet, men om registret är förknippat med flera band finns registret endast i första bandet.
Det är bäst att använda något allmänt uppslagsord, som privilegium, läroverk, polis osv. då man söker i registren. Sådana uppslagsord för ofta vidare till en ort-, person- eller länsvis uppbyggd förteckning. Kommittéerna ligger under ett eget uppslagsord. Befästandet av jordbrukskassornas, föreningarnas osv. regler finns under uppslagsorden "Många" och "Regler".
Man bör komma ihåg att svenska språket var i bruk fram till 1900-talets skifte och att språket har förändrats sedan dess. Även registratorns tänkesätt kan ha påverkat hur ett visst ärende har registrerats. Det lönar sig därmed att använda sakregistret i slutet av Översiktskatalog för riksarkivet II samt registren i vissa arkivförteckningar.
¶ Användning av diarier och protokoll
Man kommer lättast åt det digitaliserade materialet via Riksarkivets e-tjänsten Astia. Där söker man med till exempel sökordet "talousosaston registraattorinkonttori".
Om man t.ex. vill forska i brevdiarier väljer man serien "Aa kirjediaarit" (brevdiarier). Alla arkivenheter är ordnade årsvis. Då man valt den rätta arkivenheten enligt årtal, kommer man åt att forska den via länken "Materialet finns i digitalarkivet". Det digitala materialet kan användas även direkt via söktjänsten i Riksarkivets digitala arkiv. I sökrutan skriver man "talousosaston registraattorinkonttori". Med samma princip kommer man åt supplik- och besvärsdiarierna.
Då största delen av de behandlade frågorna under början av autonomin hemställdes till kejsaren, finns de i statssekretariatets arkiv. Då ärendet hade behandlats i S:t Petersburg och det återkom till ekonomiedepartement, diariefördes de antingen med det gamla diarienumret eller så fick det ett helt nytt nummer. Ifall det fick ett nytt nummer kan det finnas i generalguvernörens brev.
Om generalguvernören föredrog ärendet för kejsaren, kan dokumentet finnas i Generalguvernörskansliets arkiv, men det kan även ha överförts till statssekretariatet. Det kan hända att man måste söka efter en viss handling på många ställen bland senatens diarier eller till och med i andra arkiv.
¶ Brevdiarier
Alla brev-, supplik- och besvärsakter fick ett eget diarienummer. Det är ett bråktal, som består av ärendets nummer (täljare) och diariets folienummer (nämnare). Diarienumren börjar alltid med nummer 1.
I början av brevdiariet finns en lista över myndigheter (t.ex. hovrätter, domkapitel, landshövdingar osv.), som skickat brev till ekonomiedepartementet. Varje myndighet har i diariet sina egna sidor. Sådana myndigheter som skickat lite brev har placerats under rubriken "Särskilda/Åtskilliga verk/ och Ämbetsmän".
Om ett ärende finns under rubriken "Anmälan/Egna initiativ ", hittar man normalt inte någon separat akt om ärendet, utan endast senatens egna brev bland brevkoncepten enligt datum som angetts i diariet.
Diariebokens anteckningar har varierat under åren, men alla uppslag har följande uppgifter (se bild under): 1) Brevets datum 2) Brevets innehåll i korthet 3) Ankomstdag 4) Brevets nummer 5) Expeditionen som behandlade frågan 6) Det slutliga beslutet ("res.fin") eller kejsarens beslut ("und hems"), i vilket fall handlingen kan finnas i statssekretariatets arkiv eller från och med år 1826 generalguvernörskansliets arkiv.
De möjliga övriga åtgärderna har även antecknats i denna kolumn. 7) Det slutgiltiga beslutets datum och uppgifter om huruvida handlingen har överförts till den allmänna aktserien (förvaras). Beteckningen "a.a" innebär att frågan inte har lett till åtgärder, så den finns även i den allmänna aktserien. Med beslutsdatumet hittar man ifrågavarande protokoll och svarsbrev.
Generalguvernörens brev från åren 1914–1917 utgör ett undantag till det ovannämnda, då dess arkiveringsnummer återfinns i den vänstra kolumnen till skillnad från brevdiarerna i allmänhet.
¶ Supplik- och besvärsdiarier
Diarieböckerna är under åren 1809–1908 uppdelade i olika delar. Supplikerna är antecknade i diariet i kronologisk ordning enligt avsändarens namn. I slutet diarierna finns ett register i kronologisk nummerordning enligt sökandets namn. Från och med 1909 är ordningen den motsatta, dvs. breven diariefördes i kronologisk ordning och registrerades enligt sökande i början av bokbandet. En ansökan från många personer diariefördes under U eller Å (useat, åtskilliga).
Supplik- och besvärsdiarierna fungerar på samma sätt som brevdiarierna. Diarieböckerna har följande uppgifter: 1) Protokollets ankomstdag 2) Protokollets avsändare och dess innehåll i korthet 3) Protokollets diarienummer 4) Expeditionen som behandlade frågan 5) Den slutliga beslutet ("res.fin."). Beteckningen "akten uttagen af" ("akti noudettu pois") betyder att senaten har avslagit ansökan. 6) Det slutliga beslutets datum och uppgifter om huruvida handlingen avsändes vidare till t.ex. kejsaren ("und hems"), i vilket fall handlingen kan vara i statssekretariatets arkiv.
Om ansökan inlämnades till en lägre myndighet, skickade myndigheten ansökan tillsammans med sin inlaga vidare till senaten, där inlagan och ansökan registrerades i brevdiariet.
¶ Hur hittar man en akt
Varje brev, som har registrerats i diariet med ett nummer, utgör en akt. I akten har bifogats den senare korrespondensen samt andra relevanta dokument, inklusive föredragarens utlåtanden.
Även om de flesta akterna kunde under behandlingsprocessen få många diarienummer, hittar man de allmänna diariernas akter bland de allmänna akterna. Endast för utredandet av möjliga förberedande åtgärder är det bra att veta även expeditionens diarienummer.
Akterna har inte digitaliserats, men de finns på mikrofilm. När man hittat det rätta protokollet i diariet, söker man med hjälp av Astia de rätta mikrofilmerna.
I Astias sökruta skriver man "talousosaston registraattorinkonttori". Brevprotokollen återfinns i serien brevakter ("Ea Kirjeaktit"). Genom att välja den ifrågavarande serien öppnas en lista över de årsvis ordnade akterna. Ett år har vanligtvis flera arkivenheter, men att protokollen är i nummerordning enligt diarienumrets nämnare underlättar finnandet av den rätta arkivenheten. Genom att välja ett visst år och en viss enhet får man reda på vilka protokoll som finns i varje arkivenhet. Därefter kan man beställa de rätta handlingarna till Riksarkivets (Fredsgatan 17, Helsingfors) mikrofilmrum.
¶ Litteratur
- Rauhala, K. W. Keisarillinen Suomen Senaatti 1809–1909 I–II. Helsinki, 1915–1921.
- Selin, Rauno. ”Autonomian ja itsenäisyyden ajan keskushallinnon asiakirjat.” Suomen historian asiakirjalähteet, red. Eljas Orrman & Elisa Pispala, 80–115. Porvoo: Kansallisarkisto ja WSOY, 1994.
- Tiihonen, Seppo & Paula Tiihonen. Suomen hallintohistoria. Helsinki, 1984.
- Torvinen, Taimi. Autonomian ajan senaatti. Itsenäistymisen ja valtiomuototaistelun aika. Helsinki: Valtioneuvosto, 1977.
- Tyynilä, Markku. Senaatti. Tutkimus hallituskonselji-senaatista 1809–1918. Helsinki: Hallintohistoriakomitea, VAPK-Kustannus, 1992.
- Översiktskatalog för Riksarkivet II. Helsinki: Riksarkivet, 1966.