Statssekretariatet fungerade som representant för det autonoma storfurstendömet Finland i S:t Petersburg åren 1826–1918. Som chef för sekretariatet utsåg kejsaren en statssekreterare (från och med år 1834 en ministerstatssekreterare), som var den högsta finska tjänstemannen och finländarnas representant inför kejsaren.
Statssekretariatets företrädare var under åren 1808–1826 Kommissionen för finska ärenden och Kommittén för finska ärenden. Deras uppgift var att för ryska kejsaren bereda föredragningen av ärenden gällande Finland. År 1826 upplöstes Kommittén för finska ärenden. Indragandet berörde endast kommittén. Kommitténs kansli med dess tjänstemän fortsatte att verka under namn av statssekretariat. Sekretariatet kallades även Hans Majestät Kejsarens Kansli för Finland. Kommittén för finska ärenden återupprättades 1857. Tillsättandet av kommittén förändrade inte ministerstatssekreterarens ställning. Kommitténs uppgift var att endast granska de ärenden, som ministerstatssekreteraren på regentens befallning lämnade den, samt avge sitt utlåtande om dem. Den slutliga indragningen av kommittén skedde 1.10.1891.
Då Finland blev självständig verkade ministerstatssekreteraren en kort tid som Finlands diplomatiska representant i Petrograd (S:t Petersburg). Statssekretariatet upplöstes enligt en förordning den 28. juni 1918.
Statssekreterarens uppgift var att uppta till behandling och förbereda en föredragningsnot av alla de ärenden rörande Finlands civila förvaltning som enligt landets grundlagar skulle granskas och avgöras av kejsaren. Statssekreteraren skulle även sätta de lagar och förordningar i kraft i Finland som promulgerats i Ryssland. Statssekreteraren hade dock inte befogenheter att fatta slutgiltiga avgöranden, utan fick endast framföra sin åsikt. Finska förvaltningsmyndigheterna uträttade aldrig direkt sina ärenden med kejsaren, utan kontakten gick alltid via statssekretariatet.
Statssekretariatets uppgift var också att förhandla med de ryska myndigheterna om beslut berörande Finland. Statssekretariatet var därmed en viktig länk mellan Finska senaten och den ryska administrationen. Samtidigt försäkrade statssekretariatet verksamhet att finska ärenden åtskiljdes från kejsardömets andra frågor.
Statssekretariatet representerade inte officiellt Finland, men dess uppgift var att i egenskap av en beskickning representera den finländska regeringen inför storfursten. Sekretariatet kontrollerade Finska medborgare i konsulära frågor och sekretariatets tjänstemän representerade i samma tillställningar som andra medlemmar i diplomatkåren. I samband med sekretariatet fungerade även universitetets kanslersämbete och Finska passexpeditionen.
Då Finland blev självständig kvarblev statssekretariatets arkiv i Petrograd, men genom fredsfördraget i Dorpat och den 1924 ingångna överenskommelsen om återställande av arkivalier överflyttades arkivet till Finland. Arkivet innehåller i huvudsak dokument rörande sekretariatets verksamhet, men även dokument om uppgifter skötta av Kommissionen för finska ärenden och Kommittén för finska ärenden. I registreringen av dokumenten och upprättandet av arkiveringsprinciperna var särskilt det ryska inflytandet ett viktigt inslag.
Statssekretariatets arkiv erbjuder ett tvärsnitt av de viktigaste beslut i Storfurstendömet Finland som hemställdes till kejsaren. Handlingarna har även ha att göra med sådana frågor som berör Finland som föredrogs och utarbetades för kejsaren. Med hjälp av arkivet är det även möjligt att forska i petitioner gjorda av privata personer, framförallt av officerare och tjänstemän. Statssekretariatets arkiv kan därmed utnyttjas som källa i släktforskning och lokalhistorisk forskning. Statssekretariatets arkiv är en av de viktigaste källorna i forskning av det autonoma Finland.
Man kan bekanta sig med arkivmaterialet för statssekretariatet på Riksarkivet. Man kan bekanta sig med arkivets innehåll även med hjälp av Astia webtjänsten. I rutan för enkel sökning skriver man ”statssekretariatet”. Som sökresultat får man en länk, Valtiosihteerinvirasto, varefter man väljer Sarjat (Serier). Vissa intressanta serier presenteras senare.
Då man söker efter frågor som behandlats vid statssekretariatet, är de alfabetiska och de kronologiska aktförteckningarna från 1808–1917 de viktigaste källorna. Förteckningarna fungerar som register till de egentliga akterna, som var och berör en sådan sakhelhet som hemställts till kejsaren. Centrala handlingsserier i statssekretariatets arkiv är även föredragningsnoterna och beslutlistorna, som har att göra med föredragningarna som utfördes för kejsaren. Urkunderna är huvudsakligen skrivna på ryska eller svenska, men under Alexander I:s tid användes även franska.
Statssekretariatets arkiv innehåller protokoll och räkenskapsböcker för Kommissionen och Kommittén för finska ärenden. I arkivet för statssekretariatet finns det enbart tre band av arkivmaterial för Kommissionen för finska ärenden. Ifrågavarande arkivmaterial består bl.a. av reskript med regentens underskrift och kommissionens protokoll. Orsaken till varför det finns så få arkivhandlingar, som berör Kommissionen för finska ärenden, är att ärenden som berörde Finland fördes till diarierna för kansliet för M. M. Speranski. Ifrågavarande material finns fortfarande bevarat i Ryssland.
Medan Kommittén för finska ärenden var i verksamhet förändrades registreringsprinciperna för dokument. Ankomna brev och konceptbrev ordnades i separata serier. De ankomna breven ordnades årsvis i nummerordning enligt avsändningsmyndighet.
Föredragningsnoten innehåller de viktigaste punkterna utav målen som lades fram till kejsaren. Föredragningsnoten innehåller kortfattat på ryska generalguvernörens och senatens ståndpunkter och argument. Ifall kejsaren godkände förslaget antecknades detta i föredragningsnoten. Ifall kejsaren däremot var av annan åsikt, måste statssekreteraren utarbeta en förteckning över de beslut som kejsaren vid följande föredragning skulle stadfästa. En föredragningsnot som uppkom på detta sätt kallades beslutlista.
Föredragningsnoten kan även vara ett privat brev, som är adresserad till kejsaren. I brevet kan avsändaren anhålla kejsaren om gratifikation, bidrag, pension, lån eller nåd. Även städer och socken kan ha skickat petitioner till kejsaren, då kan de ha gällt t.ex. byggandet av en allmän trädgård.
Även dokument rörande kejsarens handkassa bevaras i statssekretariatets arkiv. Från och med år 1822 innehöll inkomst- och utgiftsstaten ett anslag, ur vilket det enligt kejsarens beslut beviljades bland annat understöd, extraordinarie pensioner och gratifikation åt finländare och åt finska officerare som tjänstgjorde i Ryssland.
I diarierna över ankomna brev kan man granska de mål som ankommit till statssekretariatet. Varje brev innehåller information om när saken har behandlats i kommittén och när den har föredragits för kejsaren samt när senaten underrättats om beslutet. Under åren 1811–1833 och 1861–1900 har man antecknat i diariet till vilken akt varje brev blivit lagt. Statssekretariatets diariesystem förändrades återigen år 1909. Förändringen berörde de ankomna brevens diarier. Från och med år 1901 ordnades breven enligt kronologisk ordning oavsett avsändaren.
Varje handling krävde olika dokument (t.ex. avskrifter av föredragningsnoten och kommitténs protokoll samt korrespondens med andledning av ärendet), som senare bands till en akt. Utifrån de dokument akten innehåller kan man ibland få mycket detaljerad information, som t.ex. en grundlig beskrivning om en person. Inom en akt är dokumenten ordnade kronologiskt. Akten lades vanligen till serien för det år då ärendet slutbehandlades.
En akt hittar man med hjälp av ett sökord utifrån de alfabetiska aktförteckningarna. Förteckningarna har tre kolumner. Den första kolumnen innehåller sökordet (vanligtvis antingen en person, en plats eller en sak som akten berör). Den andra kolumnen innehåller en exaktare men kortfattad beskrivning av akten och den tredje kolumnen visar aktens nummer och årtal. Om man t.ex. vill läsa en akt som berör Erik Åkerblom från år 1845, måste man först hitta namnet Åkerblom i den alfabetiska förteckningen för ifrågavarande år. Här får man sedan reda på aktnumret (345) och årtalet (1845) samt en kort beskrivning över akten.
Den ifrågavarande akten kan sedan beställas från Riksarkivet genom att skriva på beställningsformuläret arkivbildares namn (dvs. "statssekretariatet") samt den önskade aktens nummer och år ("345/1845"). De alfabetiska aktförteckningarna är absolut det enklaste sättet att hitta den önskade akten, eftersom otaliga akter uppkom årligen.
Riksarkivets digitala arkiv har digitaliserat statssekretariatets alfabetiska aktförteckningar för åren 1808–1917. Alla de alfabetiska förteckningarna är på svenska. De alfabetiska aktförteckningarna kan sökas via Astia webtjänsten med sökordet "valtiosihteerinvirasto" (statssekretariatet).
De digitaliserade alfabetiska förteckningarna berättar om frågor som berör statssekreterarens och sekretariatets verksamhet och om de frågor som hemställdes till kejsaren. Man kan hitta frågor som berör lagstiftningsinitiativ eller byggprojekt, men även enskilda personer eller vissa orter.
De alfabetiska aktförteckningarna över Kommittén för finska ärenden och statssekretariatets kronologiska aktförteckningar har inte digitaliserats.