Lääninhallitusten määräaikaisilmoitukset olivat autonomian aikana (1809–1917) osa viranomaiskäytäntöä, jossa lääninhallitukset toimivat tietojen kokoajina ja välittäjinä paikallis- ja keskushallinnon välillä. Aineisto koostuu mm. lääninhallitusten kirjetoisteista, saapuneista kirjeistä sekä tilastoista ja vuosikertomuksista, eikä määräaikaisilmoituksista ole muodostettu omia asiakirjasarjoja. Tutkijan tulee selvittää ilmoitusvelvollisuuksien perusteet esim. tehtäväluetteloiden tai diaarien avulla, jotta asiakirjat voidaan jäljittää. Aineistoja voi hakea Astiassa esim. sarjamerkinnöillä tai hakusanoilla.
Lääninhallitusten määräaikaisilmoituksilla tarkoitetaan autonomian aikaisia (1809–1917) asiakirjoja, joita lääninhallitukset laativat määräajoin muille viranomaisille ja ylimmille valtionelimille erilaisten tietojen välittämis-, kokoamis- ja keräämistarkoituksessa. Lääninhallitusten tehtävänä oli vastata tietojen kulkemisesta organisoidusti aina ylimmiltä valtionelimiltä ja keskushallinnolta (keisarilta, kenraalikuvernööriltä, senaatilta jne.) paikallisviranomaisille (kruununvoudeille ja nimismiehille) ja päinvastoin. Tällä tavoin ylinten valtionelinten ja keskushallinnon oli mahdollista pysyä perillä ja saada selkoa maan eri osien asioista. Näin hierarkkisesti toiminut hallinto palveli etenkin ylimpien valtionelinten ja keskushallinnon tiedontarvetta.
Tietojen kerääminen ja välittäminen perustui lainsäädäntöön: toisin sanoen tietojen käsittely oli lääninhallitusten säännöllisesti hoidettava lakisääteinen tehtävä. Lääninhallitusten tehtävistä oli pääsääntöisesti määrätty niitä koskevissa ohjesäännöissä, vuodesta 1894 lähtien kootummin lääninhallitusten johtosäännössä. Velvollisuudesta määräaikaisilmoitusten laatimiseen ei ollut kuitenkaan säädetty missään kaikenkattavassa säädöksessä, vaan erilaisia tietoja koskevat ilmoitusvelvollisuudet perustuivat useisiin, autonomian eri aikoina annettuihin säädöksiin ja määräyksiin.
1800-luvun päättyessä voimassa oli kaikkiaan 43 säädöstä, joissa lääninhallitusten lääninkansliat oli velvoitettu antamaan määräajoin kertomuksia ja muita asiakirjoja kenraalikuvernöörille, senaatille ja muille tahoille. Tietoja kerättiin, koottiin ja välitettiin muun muassa vankien, rikollisuuden, taloudellisten olosuhteiden, liikenteen, matkustamisen, ulkomaalaisten ja köyhänhoidon seuraamisen tarkoituksessa. Esimerkiksi prokuraattorille (sittemmin oikeuskansleri) oli toimitettava määräajoin tietoja läänin oikeusoloista.
Lääninhallitusten määräaikaisilmoituksilla on niin ikään yhteys suomalaisen tilastotoimen kehitykseen. On sanottu, että lääninhallitukset olivat 1800-luvulla keskeisimpiä kanavia valtakuntaa koskevien tilastotietojen hankkimisessa. Vuonna 1816 Venäjän taholta esitettiin käsky, jonka mukaan Suomen senaatin oli säännöllisesti laadittava keisarille kertomus Suomen talouden ja hallinnon tilasta. Tehtävän toteuttaminen vaati tietojen keräämistä lääneistä. Kootuista tiedoista läänien maaherrat (vuonna 1837 maaherran nimike vaihtui kuvernööriksi) laativat määräajoin kertomuksia, jotka toimitettiin eteenpäin tietoja pyytäneille tahoille.
Lääninhallitusten määräaikaisilmoituksista ei ole muodostettu erillisiä asiakirjasarjoja saatikka erillisiä arkistoja. Määräaikaisilmoituksiksi katsottavat asiakirjat sisältyvät lähinnä lääninhallitusten arkistojen, esimerkiksi lääninhallitusten lääninkanslioiden (lääninhallitukset jakautuivat lääninkanslioihin ja lääninkonttoreihin), kirjetoisteisiin eli lähetettyihin asiakirjoihin, jotka puolestaan ovat laatimispäivän mukaisessa järjestyksessä.
Koska lääninhallitusten rooli oli paljolti toimia tietojen kokoajana ja välittäjänä paikallisviranomaisten ja keskushallinnon välillä itsenäisen tiedonkeruun sijaan, kirjetoisteisiin sisältyneitä tietoja löytyy toisinaan myös lääninhallitukselle paikallisviranomaisilta saapuneista asiakirjoista.
Tietojen kokoamisen ja välittämisen ohella lääninhallitusten tehtäviin saattoi kuulua myös itsenäinen, alemmista viranomaisista riippumaton, omaa toimintaa raportoiva tiedonkeruu. Kirjetoisteiden ja saapuneiden asiakirjojen lisäksi huomionarvoisia määräajoin laadittuja asiakirjoja ovat epäilemättä arkistoihin liitetyt erilaisia tietoja sisältävät vuosikertomukset ja tilastot.
Koska määräaikaisilmoitusten laatiminen perustui lainsäädäntöön, on määräaikaisilmoitusten jäljittäminen aloitettava selvittämällä lääninhallituksille eri aikoina kuuluneet ilmoitusvelvollisuudet. Tämä onnistuu esimerkiksi Kuopion lääninhallituksen lääninkanslian I arkiston kohdalla helpoiten tutustumalla lääninhallitukselle kuuluneita tehtäviä koskeneisiin luetteloihin. Kun tiedetään, millaisia ilmoitusvelvollisuuksia lääninhallituksille kulloinkin on säädetty tai määrätty, voidaan perustellusti olettaa, että noita ilmoitusvelvollisuuden johdosta syntyneitä asiakirjoja sisältyy kirjetoisteisiin, saapuneisiin asiakirjoihin tai vuosikertomuksiin ja tilastoihin.
Jos lääninhallituksen arkistoon ei sisälly ilmoitusvelvollisuuksista kertovia luetteloita, on syytä tutustua saapuneiden kirjeiden diaareihin. Diaareista ilmenee eri viranomaisten lääninkanslialle säännöllisesti lähettämät kirjeet ja ne toimivat hakemistoina saapuneisiin ja laadittuihin kirjeisiin. Saatekirjeestä taas selviää se, mihin säädökseen tai määräykseen tiedonkeruu on perustunut.
Lääninhallitusten arkistoihin saattaa sisältyä myös lääninhallitusten sisäisiä työjärjestyksiä. Työjärjestyksissä määrättiin, kenen virkamiehen vastuulla määräaikaisilmoitusten lähettäminen lääninhallituksessa oli. Tästä tiedosta on apua siinä tapauksessa, että arkisto on muodostettu kunkin keskeisen virkamiehen toiminnasta syntyneiksi kokonaisuuksiksi (esim. lääninsihteerin kirjetoisteet ovat omana sarjanaan).
Lääninhallitusten arkistoihin saattaa sisältyä aukkoja. Tulipaloista ja sodista johtuen esimerkiksi Viipurin, Vaasan ja Kuopion lääninhallitusten arkistot eivät kaikkien asiakirjasarjojen osalta ole täydellisiä. Etenkään kirjeenvaihdon osalta asiakirja-aukkojen vuoksi ei kuitenkaan kannata vaipua epätoivoon: lääninhallitukselle saapuneita kirjeitä esimerkiksi kruununvoudilta on syytä etsiä kruununvoudin kirjetoisteista, ja lääninhallitusten lähettämiä kirjeitä esimerkiksi prokuraattorille on parasta kaivaa prokuraattorin saapuneista kirjeistä.
Määräaikaisilmoituksiin liittyvistä asiakirjoista on moneksi. Niiden avulla voidaan todentaa tapahtuneet asiat tai niitä voidaan käyttää sellaisenaan tiedon lähteinä. On lähtökohtaisesti tutkijan tehtävä määritellä lähteillensä esittämät kysymykset. Autonomian ajan määräaikaisilmoituksissa käsitellyt tiedot kertovat, mistä ylimmät valtionelimet ja keskushallinnon viranomaiset kulloinkin olivat kiinnostuneita ja kuinka hyvin viranomaiset tosiasiallisesti suoriutuivat säädettyjen tai määrättyjen määräaikaisilmoitusten laadinnassa.
Määräaikaisilmoitusten tiedot antavat eväitä myös tiettyjen ilmiöiden jokseenkin luotettavalle määrälliselle tarkastelulle, sillä määräaikaisilmoitukset saattoivat olla esimerkiksi luetteloita merimieshuoneeseen kirjoitetuista laivoista ja merimiehistä, kuukausittain myönnetyistä passeista tai luetteloita läänissä oleskelevista juutalaisista.
Lääninhallitusten tietoa välittävän roolin, siis tietoa keräävän paikallisviranomaisen ja tietoa pyytävän keskushallinnon välillä, vuoksi on huomioitava, etteivät määräaikaisilmoitustarkoituksessa lääninhallitukseen saapuneet tai lähteneet asiakirjat välttämättä sisällä esimerkiksi täydellisiä luetteloita tiedonkeruun kohteista, vaan ainoastaan saatekirjeet.
Lääninhallitusten arkistoja säilytetään Kansallisarkiston eri toimipaikoissa ja niiden luettelotietoihin voi tutustua Astia-verkkopalvelun avulla. Esimerkiksi vuosikertomuksiin ja erilaisiin tilastoihin liittyviä aineistoja voi etsiä kirjoittamalla hakusanoiksi vaikkapa läänin* vuosike* tai läänin* tilas*. Lääninhallituksesta riippuen autonomian ajan vuodentulokertomukset löytyvät joko omista sarjoistaan tai kirjediaarien avulla kirjetoisteista.
Alemmilta viranomaisilta saapuneet määräaikaisilmoitukset liittyvät lääninhallituksen saapuneiden kirjeiden sarjoihin ja lääninhallituksesta lähetetyt tiedot puolestaan kirjetoisteisiin. Autonomian ajan lääninhallitusten arkistot ovat muodostuneet melko monimutkaisiksi, jopa niin, että jokaisen keskeisen virkamiehen toiminnasta on syntynyt oma kirjetoistesarjan, saapuneet kirjeet ja kirjediaarin muodostava kokonaisuus.
Tästä syystä voi olla tarpeen perehtyä ensiksi mahdollisiin luetteloihin lääninhallitusten kulloisistakin tehtävistä ja työnjaoista. Tällaisia ovat esimerkiksi Uudenmaan lääninhallituksen kanslian arkiston sarja Baa, Lääninhallituksen toimintaa koskevat luettelot sekä Kuopion lääninhallituksen lääninkanslian I arkiston Baa-sarjan yksiköt Luettelot lääninhallituksen tehtäviä koskevista määräyksistä (Baa:1-Baa:5). Samankaltaisia luetteloita on löydettävissä ainakin Hämeen lääninkanslian arkistosta.
Kun luettelon (esimerkiksi ”Baa:2 Luettelo Kuopion läänin lääninsihteerin osastolta määräaikoina lähetettävistä toimituskirjoista”) perusteella tiedetään, kenen kautta ja mistä lähtien määräaikaisasiakirjoja on lähetetty eteenpäin lääninhallituksesta, voidaan määräaikaisilmoitukset paikantaa oikean kirjediaarin avulla oikeasta kirjetoisteiden tai saapuneiden kirjeiden sarjasta. Tottumattoman arkiston käyttäjän on ehkä tarpeen turvautua tutkijasalipäivystäjän apuun oikeiden asiakirjojen tilaamiseksi.