- sv användbarhet (SÄHKE1-määräys 2005)
- en availability; usability
Tietojärjestelmän tai asiakirjatiedon ominaisuutena käytettävyys kuvaa sitä, että tietojärjestelmä tai asiakirjatieto on siihen oikeutetuille saatavilla ja hyödynnettävissä haluttuna aikana ja vaaditulla tavalla.
Termin merkitys vastaa osittain termin Saatavuus merkitystä. Käytettävyydestä puhutaan yleisemmin tietojärjestelmien ja saatavuudesta asiakirjahallinnon yhteydessä, vaikka käsitteiden sisältö on miltei sama (Hyvän tiedonhallintatavan määritys 11/2000, 5). Sähköisessä asiakirjahallinnassa metatiedolla on keskeinen asema asiakirjojen käytettävyyden kannalta. Asiakirjatiedon käytettävyys on yksi hyvään tiedonhallintatapaan kuuluvista vaatimuksista. Muita asiakirjatiedon ominaisuuksia voivat olla mm. Aitous, Saatavuus, Saavutettavuus, Eheys, Luottamuksellisuus ja Luotettavuus.
- 1) Käytettävyys tarkoittaa, että asiakirja kyetään paikallistamaan, hakemaan, esittämään ja tulkitsemaan. SFS-ISO 15489-1
- 2) Ominaisuus, että tieto, tietojärjestelmä tai palvelu on siihen oikeutetuilla saatavilla ja hyödynnettävissä haluttuna aikana ja vaaditulla tavalla. Vahti 8/2008
- 3) Tiedon on oltava siihen oikeutettujen saatavilla silloin ja sillä tavoin, kuin asiasta on säädetty tai sovittu. Käytettävyys tarkoittaa myös tiedonsaannin helppoutta, mikä riippuu mm. siitä, miten tieto on paikallistettavissa, saatavissa esille, esitettävissä ja tulkittavissa. Sähköisessä ympäristössä käytettävyyden varmistamisessa keskeisiä ovat metatiedot, jotka kuvaavat, luokittelevat ja auttavat tunnistamaan asiakirjallisia tietoja. Arkistot – yhteiskunnan toimiva muisti 2006
- 4) Asiakirjojen käytettävyyden varmistaminen käsittää niiden rekisteröinnin ja muun kirjaamisen, arkistoinnin ja luetteloinnin sekä erityisesti atk-aineistojen tallentamisen ja tulostamisen suunnittelun siten, että tietojen käyttö on helppoa ja taloudellista myös tulevaisuudessa. HE 187/1993 arkistolaiksi