Redan under medborgarkriget uppstod ett behov av att bevilja utmärkelsetecken till soldater som utmärkt sig i den vita armén. Man började med utdelningen av minnesmedaljer strax efter medborgarkrigets slut. År 1919 grundades ett utskott. Utskottet skulle vara det ledande organet för ärenden som berörde utmärkelser, underställd Senatens militieexpedition (senare krigsministeriet och vidare försvarsministeriet). Utskottet har kallats både för utmärkelseutskottet (kunniamerkkivaliokunta) och för utskottet för ärenden gällande utmärkelser (kunniamerkkiasiain valiokunta).
Utskottet var verksam åren 1918–1928, varav åren 1919–1920 var utskottets aktivaste tidsperiod. Det praktiska utdelningsarbetet tillhandatogs under olika perioder av olika organ. Före man hade grundat utmärkelseutskottet var det överbefälhavaren eller landets regering som beviljade utmärkelsetecken. Från och med år 1928 var det Krigsarkivet som tog ansvaret för utdelningen av utmärkelsetecken och minnesmärken.
Frihetskorsets orden beviljade utmärkelsetecken i två klasser: frihetskorset och frihetsmedaljen. Av dessa var frihetskorset högvärdigare, men av båda fanns det flera klasser. Medaljer beviljades enbart till soldater, medan kors beviljades till både soldater och civila, både till kvinnor och till män. Utmärkelsetecken beviljades även till utlänningar. Beviljandet av frihetskors och frihetsmedaljer upphörde den 28 januari år 1919, då man grundade Finlands Vita Ros orden. Enligt dagorderna beviljades frihetskors och frihetsmedaljer till 28 317 personer.
Dessutom utdelades frihetskors till Vasa stad och till fem truppavdelningar. Under vinterkriget började man åter utdela utmärkelsetecken av frihetskorset, men arkivet för utmärkelseutskottet innehåller enbart arkivmaterial som berör utdelandet av utmärkelsetecken under medborgarkriget.
Frihetskrigets minnesmedalj skulle i praktiken beviljas till alla de personer som hade deltagit i medborgarkriget på den vita sidan, lika väl till soldater som till civila, män, kvinnor, finländare och utlänningar. Medaljen beviljades även tillsammans med den heraldiska silverrosen. Den egentliga ansökningstiden för utdelningen av minnesmedaljer gick ut den 1 november 1919, men senare fortsatte man med utdelningar.
Den fortsatta utdelningen började år 1932 och avslutades år 1961. Under den egentliga utdelningen av minnesmedaljer har man gjort en uppskattning om att cirka 89 000 personer skulle ha erhållit en minnesmedalj. Under den fortsatta utdelningen beviljade man medaljer till 9 911 personer.
Om arkivet för utmärkelseutskottet och användandet av dess material berättas mera om i Erkki J. Hämäläinens artikel "Sukututkija vapaussoturin jäljillä" i tidskriften Genos, som är skriven på finska och innehåller ett kort referat på svenska. Historien om firhetskorset och frihetsmedaljen beskriver man närmare om i Bergroths et. al. verk Vapaudenristin ritarikunta. Isänmaan puolesta, som innehåller enbart ett sammandrag på svenska.
Arkivet för utmärkelseutskottet innehåller material om dess verksamhet, såsom diarier, intyg och fullmakter. Det viktigaste materialet, för dem som är intresserade om vem som erhöll utmärkelsetecken, är förteckningarna över utmärkelsetecken och minnesmärken, minneskartoteken samt korrespondens. En stor del av materialet är alltså i förteckningsformat och kartoteksformat. Information om arkivet för utmärkelseutskottet finns till största del i Astia-webbtjänsten, men kartoteket över den fortsatta fördelningen av minnesmärken finns inte förtecknad i Astia.
Arkivet för utmärkelseutskottet är en bra källa för dem som är intresserade av att forska i personhistoria eller av släktforskning. Arkivet innehåller information i ett kompakt format, men i bästa fall innehåller arkivet mångsidigt med material om enskilda personers deltagande i den vita arméns verksamhet under medborgarkriget.
Eftersom det inte finns ett täckande personregister över de personer som deltog i kriget på den vita sidan, är arkivet för utmärkelseutskottet en värdefull källa. Speciellt i de fall då man i början av sin forskning vet enbart namnet på personen. Arkivet för utmärkelseutskottet är relativt omfattande, eftersom en betydande del av de personer som varit i den vita armén och understött dess verksamhet, fick ett utmärkelsetecken eller ett minnesmärke eller båda.
Från arkivet för Biografier om frihetskrigarna kan man få mångsidigare personuppgifter och mera detaljerad krigsinformation om de personer som verkade på den vita sidan. Dessutom kan man utnyttja sig av andra minnessamlingar som berör den vita sidan. Dessutom kan informationen man får ifrån arkivet för utmärkelseutskottet underlätta forskning av truppavdelningarnas handlingar i t.ex. frihetskrigets arkiv.
Man kan bekanta sig med arkivmaterialet i utmärkelseutskottets arkiv och dess arkivförteckning på Riksarkivet. Arkivförteckningen har inget speciellt signum, den får man tag på med hjälp arkivbildarens namn från de alfabetiskt ordnande förteckningarna.
Man kan bekanta sig med arkivets innehåll även med hjälp av Astia-webbtjänsten.
En person kunde få både ett utmärkelsetecken och ett minnesmärke, därför lönar det sig att söka från de kartotek och förteckningar som har att göra med både utmärkelsetecken och minnesmärken. Utöver detta lönar det sig att söka information från korrespondens för den fortsatta fördelningen av minnesmärken. Man kan även få tilläggsinformation från betyg, med vilka man redde ut personens deltagande i kriget. Intygen är arkiverade som en egen serie och de är ordnade i alfabetisk ordning enligt personens namn (exempelvis kartong KUN-1/53 häftena 1-4, A-Blom).
Av de personer som mottagit utmärkelsetecken finns det ett register, som utformar en serie med namnet Kortisto (Kartotek). Kartoteksregistret är ordnat i alfabetisk ordning enligt personens namn (exempelvis kartong KUN-1/114 Aa-Alh). I kartoteken har man antecknat personens namn, militär grad eller civilt yrke, hemort och truppavdelning samt klassen på utmärkelsetecknet, kvalitet, grunden för beviljandet, datumet för beviljandet (överbefälhavarens eller truppavdelningens nummer/datumet för dagordern eller nummer/datum för antingen tidskriften Suomen Virallinen Lehti eller tidskriften Käskylehti), mottagningsdagen och leveransdatum för diplomet (ifall man förlänade ett diplom skilt).
Förkortningen ”pal.” och årtal betyder att man inte har fått tag på personen och att utmärkelsetecknet har under det antecknade året överlämnats till utmärkelseutskottet. Eftersom man inte nämner i kartoteken en persons födelsedatum och födelseort, kan det emellanåt vara svårt att hitta en person. Emellanåt har man nämnt enbart personens förnamn med hjälp av initialerna.
De vanligaste grunderna för beviljandet av utmärkelsetecken till soldater är ”sotilaallisista ansioista” (för militära meriter) och för civilpersoner ”ansiokkaasta toiminnasta”(för framstånde verksamhet). Emellanåt har man antecknat en strid. Man kan hitta tilläggsinformation med hjälp av anteckningarna på andra sidan av kortet. Exempelvis anteckningen ”A 530” hänvisar till A-serien för framställning om utmärkelsetecken.
Ehdotukset suomalaisista kunniamerkin saajista, A-sarja består av förteckningar över förslag över de finländare som mottagit ett hederstecken. Förteckningarna är antecknade med hjälp av siffror, därav man har fått en viss kartongs slutdel av arkivenheten (exempelvis A 530). Förteckningarna har sparsamt med information; för det mesta är det frågan om namnlistor. Ibland innehåller de dock information om de militära eller medborgerliga förtjänster, som framställningarna om utmärkelsetecken grundar sig på. Ibland kan det även framkomma namnet på personen som kommit med framställan.
Förteckningar över den egentliga utdelningen av minnesmedaljer (1918–1919) har indelats i fyra serier. En av dessa är en Muistomitalliluettelot ulkomaalaisista (Förteckningar över minnesmedaljer till utlänningar). Förteckningar över de finländska medaljörerna är placerade i serier enligt vilken medalj personen hade ansökt om. Muistomitaliluettelot joukko-osastoittain (Förteckningar över minnesmedaljer enligt truppavdelning) är förteckningar över dem som ansökt minnesmedalj via militär.
Muistomitaliluettelot suojeluskunnittain (Förteckningar över minnesmedaljer enligt skyddskår) och Muistomitaliluettelot lääneittäin (Förteckningar över minnesmedaljer enligt län) är förteckningar över personer som ansökt om medalj via kommunalnämnden. Det finns register över förteckningar över de finländska medaljörerna, som man kan bekanta sig med på Riksarkivet.
Namnen i förteckningarna ger uttryck för principen enligt vilken materialet är ordnat. I militärens och skyddskårens förteckningar har man först förtecknat officerarna, efter det underofficerarna och till sist manskapet. I militärens sammansatta förteckningar finns det förutom de dåvarande truppavdelningarna även de tillfälliga enheterna som fungerade under medborgarkriget i den vita armén.
De olika förteckningarna, som har sammansatts av olika sektorer, har sammansatts enligt följande mönster: medaljörens personuppgifter; efternamn och förnamn, det civila yrket, födelsetid, hemort, krigstida truppavdelning och militära grad (i förteckningarna sammansatta av militären har man antecknat även militärgraden från ansökningstiden), deltagande i slag och möjliga anmärkningar. I förteckningarna har även antecknats de stupade, vars medaljer har skickats till anhöriga. En del av förteckningarna är ofullkomliga.
Kartoteken över den fortsatta fördelningen av minnesmedaljer har inte förtecknats och information om dem finns inte heller i Astia tjänsten. Jouren i forskarsalen på Riksarkivet söker dock fram materialet med hjälp av uppgifter om den önskade personen. Däremot är brevväxlingen förtecknad som en egen serie, vars uppgifter är som går att hitta i Astia tjänsten.
I kartoteken nämner man alla de personer som ansökt om en minnesmedalj under den fortsatta fördelningen, vare sig personen erhöll medaljen eller inte. I kortet har man antecknat namnet på personen, födelsetid och födelseort, adress och hemort, yrke samt datumet för beviljandet/ avböjandet för beslutet och möjligtvis en kort beskrivning om orsaken till beviljandet.
I kortet nämner man även ett signum, med hjälp av vilken man kan söka tilläggsinformation bland korrespondensen. Signumet kan vara exempelvis ”M 2889/33”, i detta fall hänvisar bokstaven till pärm och nummerserien till ansökningens diarienummer. Pärmens bokstavssignum är viktigare än diarienumret, eftersom ansökningarna är ordnade i alfabetisk ordning enligt efternamn.
Från korrespondensen kan man få tag på den ursprungliga medaljansökan och som bilaga kopior av intyg. Av dessa får man information om personens deltagande i krig. Om ifrågavarande uppgifter finns det mera information om i ansökningarna från den fortsatta fördelningen än i ansökningarna från den egentliga fördelningen. I vissa fall kan medaljansökan även innehålla sökandens krigsminnen.