Diaari on Asiakirjarekisteri, johon kirjataan suurin osa vireille pannuista asioista sekä näiden asioiden käsittelyvaiheet ja niihin liittyvät asiakirjat. Asiat ja asiakirjat luokitellaan diaarissa diaarikaavan mukaisesti. Diaari toimii myös siihen kirjattujen asiakirjojen arkistohakemistona. Nykyisin on yhä tavallisempaa, että erillistä diaaria ei ole, vaan se sisältyy asiankäsittelyjärjestelmään.
Rinnakkaisterminä käytetään myös termiä hallintodiaari. Tietyt asiat ja niihin liittyvät asiakirjat rekisteröidään diaarin sijasta erityisrekisteriin, josta käytetään myös rinnakkaistermiä erillisrekisteri.
- 1) Tietyn periaatteen, tavallisesti diaarikaavan, mukaan ryhmitelty luettelo vireille pannuista asioista ja niiden käsittelyvaiheista. Arkistonmuodostajan kaikki (tai lähes kaikki) tehtäväalueet kattavaa diaaria kutsutaan myös hallintodiaariksi (erotukseksi ns. erityisrekistereistä). Diaarin eräänä tehtävänä on toimia siihen merkittyjen asiakirjojen arkistohakemistona.
Arkistolaitoksen suositus arkistonmuodostussuunnitelman laadinnan, käytön ja ylläpidon periaatteiksi 2004
- 2) Tietyn periaatteen, nykyisin tavallisesti tehtäväryhmittäisen diaarikaavan mukaan pidetty rekisteri vireille pannuista asioista ja niihin liittyvistä toimenpiteistä ja päätöksistä. Asiankäsittelyjärjestelmät ovat nykyisin muuttaneet diaarin asemaa siten, että erillistä diaaria ei enää useinkaan pidetä. Diaaritiedot sisältyvät silloin asiankäsittelyjärjestelmän ns. rekisteriosaan.
Arkistot – yhteiskunnan toimiva muisti 2006
- 3) Tietyn periaatteen mukaan ryhmitelty luettelo vireille pannuista asioista. Ryhmittely perustuu tavallisesti diaarikaavaan.
Tietohuollon sanasto 1993