Tämä aineisto-opas valottaa Suomen konsulaattien ja lähetystöjen arkistoaineistoa. Arkistot sisältävät diaareja, pöytäkirjoja, kirjeenvaihtoa, passiarkistoja ja merisatamakaupungeissa merimiehiä koskevia luetteloita ja rikosten tutkimuspöytäkirjoja. Aineistoa voi hyödyntää historiantutkimuksessa erityisesti poliittisten raporttien ja muistioiden kautta. Sukututkijat voivat löytää tietoja merimiehiä, passi- ja viisumiasioita sekä ulkomailla menehtyneitä suomalaisia koskevista asiakirjoista. Aineisto tilataan Astiassa hakusanoilla lähetystö* tai konsulaatti*. Ulkoministeriö on myös digitoinut kaikki ulkomaanedustustojen raportit vuosilta 1918–1945 verkkosivuilleen.
Ulkoasiainhallinnon järjestäminen tuli ajankohtaiseksi Suomen itsenäistymisen jälkeen 1917. Linjaksi vakiintui toimintamalli, jossa ulkomailla Suomea edusti yksinomaan ulkoasiainministeriö ja sen alivirastoina ulkomaanedustuksen toimipisteet, lähetystöt ja konsulinvirastot. Ulkomaanedustuksen järjestämisestä annettiin 25.7.1919 asetus, joka sisälsi ohjesäännön lähetystöille ja konsulinvirastoille.
Itsenäisyyden alkuvuosina Suomi pyrki mm. kaupallisten etujen edistämiseksi ja merimiesten aseman turvaamiseksi luomaan kattavan konsuliverkon eri puolille maailmaa. Vuoteen 1922 mennessä Suomella olikin diplomaattiedustus jo viidessätoista maassa.
Konsulaatit ja lähetystöt olivat siis toisen maan alueella toimivia tietyn maan viranomaisedustustoja, joilla oli säännöllinen tiedonantovelvollisuus ulkoasiainministeriölle. Lähetetyt ulkomaanedustustojen päälliköt – konsulit ja lähettiläät - nimitti presidentti.
Konsulivirastojen päälliköt – pääkonsulit, konsulit ja varakonsulit - ovat kotimaasta lähetettyjä virkamiehiä. Kunniakonsulit ovat yhteiskunnallisesti huomattavia lähettäjämaan tai asemamaan kansalaisia, joille konsulin työ on palkaton sivutoimi. Huomattakoon, että Suomessa konsuli on myös arvonimi, jonka voi saada yhteiskunnan hyväksi tehdystä merkittävästä elämäntyöstä.
Lähetystöjen päällikköinä toimivat lähettiläät. 1950-luvulla lähetystöt muuttuivat suurlähetystöiksi ja päälliköt suurlähettiläiksi. Maihin, joissa ei ollut pysyvää edustusta, suurlähettiläs akkreditoitiin jostakin läheisestä suurlähetystöstä.
Konsulaattien ja suurlähetystöjen tehtäväkenttä on laaja, sillä niiden tulee toiminnassaan ottaa huomioon kaikki, mikä saattaa olla eduksi Suomen suhteille niin kaupankäynnin ja merenkulun kuin diplomaattisuhteiden hoitamisen ja kotimaan valtiovallan edustamisen ja sen valtiollisten etujen valvomiseen alueilla. Oman maan kansalaisten etujen valvonta ja heidän avustaminen viranomaisasioissa kuuluvat edustustojen virkamiesten tehtäviin.
Yleisesti ottaen kaikilla edustustoilla on samat ulkoasiainhallintolain ja –asetuksen sekä diplomaattisia suhteita ja konsulisuhteita koskevien Wienin yleissopimusten määrittelemät perustehtävät.
Lisää tietoa lähetystöjen ja konsulaattien historiasta löytyy aihepiiriä käsitteleviltä ulkoministeriön internetsivuilta.
Ulkomaanedustuksesta 1919 annetussa ohjesäännössä määriteltyjen tehtävien mukaan on Kansallisarkistossa säilytettävissä konsulaattien ja lähetystöjen arkistoissa niiden toiminnasta syntyneitä asiakirjoja kuten diaarit, luettelot, asia- ja henkilökortistot, pöytäkirjat, kirjeenvaihto ja tilikirjat. Useiden edustustojen arkistossa on erillinen passiarkisto. Joissakin arkistoissa passiasiat on talletettu omaksi sarjakseen.
Merisatamakaupungeissa ulkomaanedustuston arkistoa kartuttivat luettelot satamaan saapuneista suomalaisista laivoista sekä luettelot merimiesten pestaamisesta ja palveluksesta päästämisestä. Lisäksi edustustoissa oli pidettävä kirjaa merivahinkojen, suomalaisilla aluksilla tehtyjen rikosten ja päällystön ja miehistön välisten riitojen tutkimuksista. Konsulaattien ja lähetystöjen arkistot saattavat sisältää käyttörajoituksen alaisia asiakirjoja.
Historiantutkimuksen kannalta merkittäviä asiakirjaryhmiä ovat lähetystöjen ja konsulaattien poliittiset raportit, sähkesarjat, muistiosarjat ja kirjeistö. Sukututkijat voivat löytää helmiä esimerkiksi merimiehiä koskevista asiakirjasarjoista, passi- ja viisumiasioita käsittelevistä aineistoista tai ulkomailla menehtyneitä suomalaisia käsittelevästä kirjeenvaihdosta.
Konsulaattien ja lähetystöjen arkistoja ja manuaaliluetteloja säilytetään Kansallisarkiston Mikkelin toimipaikassa. Aineistoa voi lainata tutkittavaksi Kansallisarkiston muihin toimipaikkoihin. Asiakirjat tilataan tutkittaviksi haku- ja tilausjärjestelmä Astian avulla. Esimerkiksi Tukholman lähetystön vuosikertomukset voi hakea hakusanoilla Tukholma* lähetystö* vuosikertomu*. Saaduista hakutuloksista voi sitten tilata haluamansa vuodet sisältävän arkistoyksikön tai -yksiköt tutkittavaksi. Esimerkiksi Lontoon ja Tukholman lähetystöjen arkistoihin sisältyvän kirjeistön kautta saa verraten hyvän käsityksen siitä, millaisia asioita ulkomaanedustustot hoitivat.
Passiarkistoissa diaarit ja kortistot toimivat hakemistona passikirjeistölle ja passinleimausluetteloille. Aakkostettu henkilö- ja asiakortisto toimii hakemistona kirjeistölle.
Joidenkin edustustojen arkistoihin sisältyy sarja Merimieskortistot. Kortisto sisältää tietoja merimiesten asioinneista lähetystössä ja konsulinvirastossa sekä heidän saamistaan palveluista, kuten todistuksista ja avustuksista.
Ulkoministeriö on digitoinut ja julkaissut kaikki Suomen ulkomaanedustustojen raportit vuosilta 1918–1945 verkkosivuillaan. Palvelussa on noin 14 000 raporttia. Raportit on esitetty vuosittain edustuston sijaintikaupungin mukaisessa aakkosjärjestyksessä.