En del av det dokumentmaterial som förvaras i Riksarkivet omfattas av åtkomst- eller visningsbegränsningar. Begränsningen har antecknats med en åtkomst- eller visningsbegränsningsanteckning efter materialmiljöns namn.
Orsaken till åtkomstbegränsningen kan vara att handlingen innehåller sekretessbelagd information. Sekretess grundar sig alltid på lagstiftning. Användning av sekretessbelagda handlingar i forskarsalarna samt utlämnande av kopior av offentliga och sekretessbelagda personregister som är nyare än 100 år gamla förutsätter att användningssyftet förklaras. Åtkomstbegränsningen är alltid tidsbegränsad och upphör efter sekretesstidens utgång.
En annan orsak till en åtkomstbegränsning kan vara pappersmaterialets dåliga skick. I vissa fall kan den också bero på att arkivet inte är organiserat och katalogiserat. Syftet med dessa begränsningar av användningen av arkivet är att säkerställa att handlingarna bevaras. Användningen av ett privatarkiv har dessutom kunnat begränsas genom ett avtal med överlåtaren.
Åtkomstbegränsningar inom Astia-tjänsten gäller främst användning av kortregister och register som innehåller personuppgifter som är nyare än 100 år. Sådana material kan fås till påseende på kundterminaler i Riksarkivets verksamhetsställen, men de kan inte lämnas ut för visning i elektronisk form på nätet.
Material som omfattas av en åtkomstbegränsning kan fås till påseende genom att man ansöker om nyttjandetillstånd. I ansökan specificerar man de dokument som man vill undersöka samt användningsändamålet. Utifrån dessa uppgifter fattar Riksarkivet beslutet om huruvida dokumenten kan ges ut.
Astia-tjänsten gör det möjligt att ansöka om många åtkomsträtter. Instruktioner för hur man ansöker om åtkomsträtt finns på Astias anvisningssida.
Digitaliserat material som omfattas av en åtkomst- eller visningsbegränsning kan för närvarande endast ses på kundterminalerna i Riksarkivets forskarsalar.
Med Astia-ärendehanteringstjänsten kan man ansöka om åtkomsträtt till 100 år gamla eller nyare kyrkoböcker eller civilregister i forskarsalen. Innan du ansöker om åtkomsträtt bör du kontrollera om det material du söker är tillgängligt vid Riksarkivet. Kyrkoböcker som är yngre än 100 år finns i Riksarkivet endast från områden som överläts till Sovjetunionen i fredshandlingarna i slutet av vinter- och fortsättningskriget 1940 och 1944
Civilregister från Finlands nuvarande område finns mestadels hos Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata.
Man kan söka åtkomsträtt för dessa material i ärendehanteringstjänsten Astia på arkivenhetsnivå för enskilt befolkningsregistermaterial som är 100 år eller yngre.