Aarre-arkistorekisterin tiedot eli Kansallisarkistossa säilytettävien puolustushallinnon aineistojen kuvailutiedot on siirretty Astia-palveluun. Tässä artikkelissa ohjeistetaan, kuinka aineistot voi löytää Astiasta.
Puolustushallinto tässä yhteydessä sisältää seuraavat kokonaisuudet:
Lisäksi siirrettäviin Aarre-tietoihin sisältyy yksityisten henkilöiden ja yhteisöjen aineistojen kuvailutietoja.
Astian haku kohdistuu kaikkiin tietoihin, jotka aineiston niin sanotussa korttinäkymässä näkyy. Näitä ovat esimerkiksi aineistohaussa arkistoyksikön otsikon teksti, aineistokokonaisuuden nimi ja tietosisältö -kentän tekstit. Toimijahaku puolestaan kohdistuu aineistoon liitettyyn toimijaan.
Aineistohaku on oletushaku Astiassa. Kun tätä kautta etsii tietoja sotien ajan yksiköistä ja vastaavista, on suositeltavaa käyttää hakusanaa ja toimijan nimellä rajaamista. Esimerkiksi jos haluaa löytää talvisodan aikana taistelleen jalkaväkirykmentti 11:n miehistöluetteloita, voi suorittaa seuraavanlaisen haun aineistohakuna:
Nyt haku kohdistuu sellaisiin arkistoyksiköihin, joissa on jossakin kohtaa merkkijono miehist, kuten esimerkiksi ”miehistöluettelossa”. Haku kohdistuu vain niihin aineistoihin, joissa toimijaksi on merkitty ”jalkaväkirykmentti 11” ja aikarajaus täsmää. Toimijarajauksessa on tähti eli * sanan katkaisuna, joten haku ottaa huomioon myös esimerkiksi toimijan ”jalkaväkirykmentti 11, 9. komppania”.
Haun jälkeen voi selata hakutuloksia ja joko lisätä halutun aineiston suoraan tilauskoriin tai valita "Avaa tiedot", jolloin pääsee niin sanottuun korttinäkymään. Korttinäkymästä voi navigoida aineistokokonaisuuteen, joka tässä tapauksessa voi olla esimerkiksi tunnus "Perus-2731".
Pelkällä hakusanalla haettaessa tuloksia saattaa tulla niin paljon, ettei niiden selaaminen ole kovin käytännöllistä. Tällaisessa tilanteessa voi hakutuloksia rajata joko aineistot- tai toimijafasetilla tai muilla Astian tarjoamilla rajausmahdollisuuksilla, jotka löytyvät hakutulosten vasemmasta reunasta.
Toisena esimerkkinä halutaan saada tietoa, miten löytyisi kuulustelupöytäkirjoja Päämajan aineistoista. Tällöin voi laittaa hakusanaksi tähtiä käyttäen *kuulustelu* ja rajata toimijan nimellä päämaja* ja hakea. Tämän jälkeen voi selata hakutuloksia ja rajata niitä vielä esimerkiksi toimijafasetilla.
Hakusanakenttään voi myös laittaa useamman hakusanan. Otetaan esimerkiksi sotavankityövoimasopimukset. Tämä on helppo, mikäli tietää tarkalleen, miten tuo on aikoinaan tietoihin kirjattu. Tällaisessa tapauksessa voi hakea hakusanoilla *sotavan* *työ* *sopimu*. Hakusanojen katkaisu on tässä huomionarvoista, sillä jos aineistossa lukee ”sotavankityövoimasopimukset”, niin jos hakusanassa on ”sopimus”, se ei tätä löydä.
Mikäli haettava aineisto on sotia edeltävältä ajalta tai sotien jälkeiseltä ajalta, kannattaa huomioida käyttöpaikka-fasetti. Tämä siitä syystä, että osa aineistosta on siirretty Kansallisarkisto Mikkeliin ja osa puolestaan löytyy Kansallisarkistosta Helsingistä.
Aineistohaulla on mahdollista hakea myös suoraan jo tiedossa olevalla aineistokokonaisuuden tunnuksella. Näitä ovat esimerkiksi T-, Perus- ja Sk-tunnukset. Otetaan esimerkiksi T-10550. Hakusanaksi laitetaan tämä tunnus T-10550, minkä jälkeen avataan ”lisää hakuehtoja” ja valitaan aineiston tasoksi aineistokokonaisuus. Näin hakutulokseksi tulee yksi osuma, josta pääsee katsomaan kyseisen aineistokokonaisuuden tietoja. Tähän korttinäkymään tulee allekkain numerojärjestyksessä kaikki kyseisen aineiston arkistoyksiköt, joita voi tarkastella erikseen ja lisätä halutessaan tilauskoriin. Tällä hetkellä on mahdollista hakea suoraan kotelon tunnuksella vain, mikäli aineistoon on merkitty vanha tunnus. Tämä tieto näkyy sekä aineiston korttinäkymässä tunnisteissa että tietosisällön tekstissä.
Yksi hyvin käytetty sotien ajan aineisto, sotapäiväkirjat, löytyy digitaalisena. Näitä voi hakea hakusanalla ja toimijarajauksella käyttäen fraasihakua. Esimerkiksi hakusanaksi ”jalkaväkirykmentti 62” ja rajaa toimijalla sotapäiväkirjat ja valitse vain digitaalinen aineisto.
Toimijahaun käyttö on myös mahdollista. Tämän avulla voi esimerkiksi hakea, mitä talvisodan aikaisen 5. divisioonan toimijoita Astiasta löytää. Toimijat tässä yhteydessä tarkoittavat esimerkiksi 5. divisioonan esikunnan eri osastoja tai toimistoja. Hakua varten valitaan toimijahaku ja kirjoitetaan kenttään fraasihakuna ”5. divisioona”, rajataan alku- ja loppuvuodet 1939–1940 ja valitaan hae. Hakutulosten kautta on mahdollista siirtyä toimijakortin tietoihin tai ottaa ylös toimija aineistohaun rajaus toimijan nimellä kohtaa varten.
Toimijahaun kautta on mahdollista etsiä myös yksityisarkistoja, kuten sota-arkistoon aikoinaan luovutettuja pikkukokoelmia. Reino Arimon pikkukokoelma löytyy esimerkiksi toimijahaulla, kirjoittamalla hakusanoiksi Reino Arimo. Tässä tapauksessa tulee yksi osuma, josta voi valita avaa tiedot. Korttinäkymästä selviää, että tähän liittyy aineisto Pk-1481, jota klikkaamalla pääsee kyseisen aineistokokonaisuuden kortille. Kyseisessä aineistossa on lisätiedot kentässä tieto, että luettelotiedot ovat käytettävissä Kansallisarkiston Helsingin asiakaspalvelussa, jossa tilauksetkin on tämän osalta tehtävä.
Astiasta on löydettävissä muitakin aineistoja, joissa ei ole arkistoyksiköitä tilattavana. Kyseeseen voi tulla esimerkiksi mikrofilmatut aineistot. Tällaisissa tapauksissa on otettava yhteyttä Kansallisarkiston asiakaspalveluun.