Lääninhallitusten kansliakuulustelupöytäkirjat liittyivät hallinnollisiin kuulusteluihin, joita järjestettiin esimerkiksi irtolais-, ulosotto- ja virkarikosasioissa maaherran tai lääninhallituksen toimesta. Pöytäkirjat sisältävät tapauskohtaisia tietoja esim. virkamiesten rikkomuksista, irtolaisuuden taustoista sekä kuultavien henkilötiedoista. Aineisto soveltuu erityisesti sosiaali- ja henkilöhistorian tutkimukseen, mutta myös sukututkimuksen lähteeksi. Pöytäkirjat ovat tilattavissa Astiassa, ja niitä löytyy vaihtelevilla nimityksillä hakusanoilla “kansliakuulustelu” tai “irtolaiskuulustelu*”.
Lääninhallitusten kansliakuulustelut olivat osa eräiden lääninhallituksen tai maaherran päätettäväksi kuuluneiden asioiden käsittelyprosessia. Tällaisia olivat esimerkiksi lääninhallituksen alaisten virkamiesten rikkeisiin liittyvät asiat sekä ulosottoasiat. Viimeksi mainittu johtui maaherran asemasta ulosotonhaltijana (eli ylimpänä ulosottoviranomaisena).
Määrällisesti merkittävin asiaryhmä olivat irtolaisasiat. Irtolaisasetuksen (2.4.1883/17) nojalla kuvernöörin/maaherran tehtävänä oli suorittaa tutkinta irtolaisen olosuhteista ja tarvittaessa määrätä irtolaiseksi todettu henkilö yleiseen työhön. Tämän tutkinnan osana olivat lääninkansliassa suoritetut kuulustelut, joissa kuvernööri tai joku muu lääninhallituksen virkamies kuulusteli asianomaista henkilöä. Uudessa irtolaislaissa (17.1.1936/57) tutkinta määrättiin poliisi- tai huoltoviranomaisten tehtäväksi.
Kansliakuulustelupöytäkirjat sisältävät luonnollisesti tietoja niiden tapausten olosuhteista, joita kuulustelut koskevat. Esimerkiksi virkarikkomuksista on kuvattu rikkomus ja ne olosuhteet joissa se on tapahtunut. Tällöin kuulustelupöytäkirjan liitteenä saattaa olla esimerkiksi ilmiantokirjelmä, jolloin asiasta saadaan sekä ilmiantajan että kuultavan virkamiehen näkökulma.
Irtolaisasioissa puolestaan kuulustelupöytäkirjat sisältävät tietoa kuultavan irtolaisen elämäntilanteesta ja –vaiheista, erityisesti niistä olosuhteista jotka olivat johtaneet irtolaisprosessin käynnistymiseen.
Pöytäkirjojen sisältämät tiedot ovat käyttökelpoisia tutkittaessa esimerkiksi yksittäisen virkamiehen uraa ja sillä sattuneita rikkeitä. Irtolaiskuulustelujen pöytäkirjat ovat suuren määränsä vuoksi potentiaalinen sosiaalihistoriallisen tutkimuksen lähde, vaikka niiden tietosisältö muuttuu myöhempiin aikoihin tultaessa niukemmaksi.
Pöytäkirjoista voi olla hyötyä myös sukututkijoille irtolaismenettelyn kohteena olleen henkilön elämää tutkittaessa. Niistä tai niiden liitteistä selviävät toisinaan esimerkiksi kuultavan vanhemmat ja syntymäpaikka.
Asiakirjat tilataan tutkittavaksi Astia-verkkopalvelun kautta. Useimmat kansliakuulustelupöytäkirjat löytyvät Astiasta hakusanalla kansliakuulustelu*. Hakutulosten vasempaan reunaan Aineistot-kohtaan muodostuu lista hakusanaan osuvista arkistonmuodostajista, tässä tapauksessa lähinnä lääninhallituksista. Valitsemalla listasta haluamansa lääninhallituksen, jää hakutulokseksi jäljelle vain kyseisen lääninhallituksen arkistoon sisältyvät kansliakuulustelupöytäkirjat.
Kansliakuulustelupöytäkirjat voivat olla eri tavoin nimettyinä eri arkistoissa, mikä kannattaa huomioida hakusanaa mietittäessä. Toinen usein käytetty nimitys pöytäkirjoille on kanslia- ja irtolaiskuulustelupöytäkirjat. Näin nimetyt asiakirjat löytää Astian haussa esimerkiksi hakusanalla irtolaiskuulustelu*.
Kansliakuulustelupöytäkirjoja ei pidä sekoittaa kansliapöytäkirjoihin, jotka sisältävät tietoja eri asioiden käsittelystä lääninkansliassa.