Tämä aineisto-opas käsittelee Kansallisarkistossa säilytettävien puolustushallinnon aineistojen kuvailutietojen arkistokäyttöä. Kuvailutiedot on siirretty Aarre-arkistorekisteristä Astiaan. Aineistot kattavat mm. puolustusvoimien, rajavartiolaitoksen ja suojeluskuntien arkistot sekä yksityisiä kokoelmia. Aineistoja voi hakea käyttämällä kuvailutietoihin perustuvia hakusanoja, toimijarajausta, aikarajausta tai tunnuksia (esim. T- tai Perus-). Hakua voi rajata edelleen Astian tarjoamilla faseteilla esim. yksityisarkistojen löytämiseksi. Aineistosta on digitoitu mm. sotapäiväkirjat.
Aarre-arkistorekisterin tiedot eli Kansallisarkistossa säilytettävien puolustushallinnon aineistojen kuvailutiedot on siirretty Astia-palveluun. Tässä artikkelissa ohjeistetaan, kuinka aineistot voi löytää Astiasta.
Puolustushallinto tässä yhteydessä sisältää seuraavat kokonaisuudet:
Lisäksi siirrettyihin Aarre-tietoihin sisältyy yksityisten henkilöiden ja yhteisöjen aineistojen kuvailutietoja.
Astian haku kohdistuu aineiston kuvailutietoihin. Näitä ovat esimerkiksi aineistohaussa arkistoyksikön otsikon teksti, aineistokokonaisuuden nimi ja tietosisältö -kentän tekstit.
Astia sisältää myös aineistoja, joissa ei ole arkistoyksiköitä tilattavana, kuten mikrofilmatut aineistot. Tällaisissa tapauksissa on otettava yhteyttä Kansallisarkiston asiakaspalveluun.
Astiassa hakua voi rajata esimerkiksi toimijan perusteella toimijavälilehdellä. Voit esimerkiksi hakea, mitä talvisodan aikaisen 5. divisioonan toimijoita Astiasta löytää. Toimijat tarkoittavat esimerkiksi 5. divisioonan esikunnan eri osastoja tai toimistoja. Hakua varten valitaan toimijahaku ja kirjoitetaan kenttään fraasihakuna ”5. divisioona” sekä rajataan alku- ja loppuvuodet 1939–1940.
Astian kautta on mahdollista etsiä myös yksityisarkistoja, kuten sota-arkistoon aikoinaan luovutettuja pikkukokoelmia. Muun muassa Reino Arimon pikkukokoelma löytyy kirjoittamalla hakusanoiksi Reino Arimo. Tässä tapauksessa toimijavälilehdelle tulee yksi osuma, josta voi valita avaa tiedot. Aineiston tiedoista löytyy puunäkymä, joka kokoaa yhteen kaikki Reino Arimoon liittyvät arkistoaineistot.
Aineistohaku on oletushaku Astiassa. Kun tätä kautta etsii tietoja sotien ajan yksiköistä ja vastaavista, on suositeltavaa käyttää hakusanaa ja toimijan nimellä rajaamista. Jos haluaa esimerkiksi löytää talvisodan aikana taistelleen jalkaväkirykmentti 11:n miehistöluetteloita, voi suorittaa seuraavanlaisen haun aineistohakuna:
Nyt haku kohdistuu sellaisiin arkistoyksiköihin, joissa on jossakin kohtaa merkkijono miehist, kuten esimerkiksi ”miehistöluettelossa”. Haku kohdistuu vain niihin aineistoihin, joissa toimijaksi on merkitty ”jalkaväkirykmentti 11” ja aikarajaus täsmää. Hakua voi rajata tarkemmin esimerkiksi hakusanalla ”jalkaväkirykmentti 11, 9. komppania” ja tarkastella haun tuloksia toimijavälilehdellä.
Haun jälkeen voi selata hakutuloksia ja joko lisätä halutun aineiston suoraan tilauskoriin tai valita "Avaa tiedot", jolloin pääsee niin sanottuun korttinäkymään. Korttinäkymästä voi navigoida aineistokokonaisuuteen, joka tässä tapauksessa voi olla esimerkiksi tunnus "Perus-2731".
Pelkällä hakusanalla haettaessa tuloksia saattaa tulla niin paljon, ettei niiden selaaminen ole kovin käytännöllistä. Tällaisessa tilanteessa voi hakutuloksia rajata Astian tarjoamilla rajausmahdollisuuksilla.
Toisena esimerkkinä halutaan saada tietoa, miten löytyisi kuulustelupöytäkirjoja Päämajan aineistoista. Tällöin voi laittaa hakusanaksi tähtiä käyttäen *kuulustelu* päämaja*. Hakutuloksia voi rajata Astiassa tarkastelemalla tuloksia erikseen eri välilehdillä.
Hakusanakenttään voi myös laittaa useamman hakusanan. Otetaan esimerkiksi sotavankityövoimasopimukset. Tämä on helppo, mikäli tietää tarkalleen, miten tuo on aikoinaan tietoihin kirjattu. Tällaisessa tapauksessa voi hakea hakusanoilla *sotavan* *työ* *sopimu*. Hakusanojen katkaisu on tässä huomionarvoista, sillä jos aineistossa lukee ”sotavankityövoimasopimukset”, niin jos hakusanassa on ”sopimus”, se ei tätä löydä.
Mikäli haettava aineisto on sotia edeltävältä ajalta tai sotien jälkeiseltä ajalta, kannattaa huomioida käyttöpaikka-fasetti. Tämä siitä syystä, että osa aineistosta on siirretty Mikkelin Kansallisarkistoon ja osa puolestaan löytyy Kansallisarkistosta Helsingistä.
Aineistohaulla on mahdollista hakea myös suoraan jo tiedossa olevalla aineistokokonaisuuden tunnuksella. Näitä ovat esimerkiksi T-, Perus- ja Sk-tunnukset. Otetaan esimerkiksi T-10550. Hakusanaksi laitetaan tämä tunnus T-10550, minkä jälkeen avataan ”lisää hakuehtoja” ja valitaan aineiston tasoksi aineistokokonaisuus. Näin hakutulokseksi tulee yksi osuma, josta pääsee katsomaan kyseisen aineistokokonaisuuden tietoja.
Tähän korttinäkymään tulee allekkain numerojärjestyksessä kaikki kyseisen aineiston arkistoyksiköt, joita voi tarkastella erikseen ja lisätä halutessaan tilauskoriin.
Tällä hetkellä on mahdollista hakea suoraan kotelon tunnuksella vain, mikäli aineistoon on merkitty vanha tunnus. Tämä tieto näkyy sekä aineiston korttinäkymässä tunnisteissa että tietosisällön tekstissä.
Yksi hyvin käytetty sotien ajan aineisto, sotapäiväkirjat, löytyy digitaalisena Astiasta. Sotapäiväkirjoja voi hakea hakusanalla sotapäiväkirjat sekä tarkentaa halutulla yksiköllä, esimerkiksi jalkaväkirykmentti 62 sotapäiväkirjat. Hakutuloksia voi rajata edelleen lisäämällä hakusanoja, käyttämällä aikarajausta tai muiden rajausvaihtoehtojen avulla.
Esimerkki hakupolusta: